La communication à des particuliers des notes de frais, agendas et courriels des élus
Les administrations sont tenues de communiquer les documents administratifs qu’elles détiennent aux personnes qui en font la demande (article L.311-1 du code des relations entre le public et l’administration - CRPA). Pour rappel, la collectivité dispose d’un délai d’un mois pour communiquer le document administratif (pour aller plus loin, Voir Question n°7 Comment un élu peut-il exercer son droit à l'information).
Les particuliers demandent parfois la communication de documents concernant les élus. La définition d’un document administratif étant très large, il est parfois difficile de savoir si le document en question est un document administratif ou a un caractère privé non communicable.
Cette Fiche technique traite de la communication des notes de frais, des agendas et des courriels des élus.
LES NOTES DE FRAIS DE L’ÉLU LOCAL
Les notes de frais et reçus de déplacements ainsi que des notes de frais de restauration et reçus de frais de représentation d'élus locaux constituent des documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande dans les conditions et sous les réserves prévues par les dispositions du CRPA.
La jurisprudence rappelle que la communication est obligatoire sous réserve d’occulter les informations ou les motifs d’une dépense qui seraient de nature à porter atteinte aux secrets et intérêts protégés par les articles L.311-5 et L.311-6 du CRPA.
S’agissant des notes de frais et reçus, le juge précise que, même si ces documents mentionnent l’identité et les fonctions des personnes invitées, le secret de la vie privée ne saurait être un obstacle à la communication dans la mesure où la collectivité doit occulter, selon le contexte, les informations relevant de la vie privée, du secret médical ou de la vie des affaires, en vertu de l’article L.311-6 du CRPA (voir CE, 8 février 2023, n°452521, voir également CE, 23 juillet 2025, n°495393 pour des reçus, justificatifs, factures, notes de frais professionnels, frais de mission, frais d’exécution des mandats spéciaux des élus locaux).
L’AGENDA D’UN ÉLU LOCAL
L’agenda d’un élu local, détenu par la collectivité territoriale au sein de laquelle il siège, se rapportant à des activités qui s’inscrivent dans le cadre de ses fonctions dans cette collectivité, présente le caractère d’un document administratif communicable (CE, 31 mai 2024, n°474473).
Cependant, doivent être occultées, les mentions relatives à des activités privées ou au libre exercice du mandat électif ainsi que celles dont la communication porterait atteinte à l’un des secrets et intérêts protégés par la loi, conformément à ce que prévoient les dispositions du CRPA, y compris les mentions qui seraient susceptibles de révéler le comportement de l’intéressé ou de tiers dans des conditions pouvant leur porter préjudice.
En revanche, l’agenda personnel de l’élu n’est pas communicable (CE, 31 mai 2024, précité).
LES COURRIELS ÉCHANGÉS ENTRE ÉLUS
La jurisprudence considère que seules les correspondances émises ou reçues dans le cadre des fonctions exercées au nom de la commune, par le maire, ses adjoints ou les membres du conseil municipal auxquels le maire a délégué une partie de ses fonctions, ont le caractère de document administratif communicable.
En revanche, les correspondances échangées entre élus, peuvent exprimer des positions personnelles ou politiques des élus dans l’exercice de leur mandat électif. Ces correspondances ne sont pas des documents communicables (CE, 3 juin 2022, n°452218 : le juge considère que des courriels échangés entre le maire et les conseillers municipaux sur des affaires soumises à délibération du conseil municipal ne sont pas communicables).
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