Haute-Garonne Ingénierie
Agence Technique Départementale

1. Les textes juridiques encadrant ce transfert
2. Modalités de transfert des dossiers PACS des tribunaux aux communes  (Fiche n° 7 à 9 ) 
3. Le transfert des dossiers
4. Cas particuliers
5. Les nouvelles missions de l'officier d'Etat civil (décret du 6 mai 2017 et fiche n° 1 de la circulaire du ministère de la justice)
6. Des mesures de simplification
7. Archivages des dossiers (Fiche n° 6)

L’article 515-1 du code civil, précise que « le Pacte civil de solidarité (Pacs) est un contrat conclu entre deux personnes majeures, de sexe différent ou de même sexe, pour organiser leur vie commune ».

Par ce contrat, les partenaires s'engagent  mutuellement à vivre ensemble, à contribuer aux charges du ménage (dépenses de loyers, de nourriture ou de santé), et à porter assistance à son conjoint (par exemple en cas de maladie ou de chômage). Pour valider ce contrat, les partenaires doivent remplir certaines conditions et rédiger une convention qu’ils devront ensuite faire enregistrer.

Chaque année plus de 170 000 Pacs sont ainsi conclus.

Les greffiers des tribunaux d’instance étaient chargés jusqu’à présent d’enregistrer ces Pacs. Mais à compter du 1^er novembre 2017, cette compétence sera exercée par les officiers d’état civil des mairies. Toutefois, les Pacs pourront être conclus comme auparavant devant notaire et les compétences de ce dernier reste inchangées à ce sujet.

Cette Fiche Technique fait le point sur le transfert de cette nouvelle compétence aux maires. 

Les textes juridiques encadrant ce transfert

Cette mesure a été prévue par l’article 48 la loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXI^e siècle. Elle répond à quatre objectifs :

• recentrer les juridictions sur leurs missions essentielles,
• rationaliser le traitement des dossiers puisque les officiers d’état civil apposent les mentions concernant le Pacs en marge de l’acte de naissance des partenaires,
• simplifier les démarches des administrés qui n’auront plus à se rendre au tribunal,
• harmoniser les pratiques en France  avec les autres pays européens.

 Les modalités de ce transfert sont précisées par un décret n° 2017-889 du 6 mai 2017 qui harmonise également les dispositions relatives à l’enregistrement, les modifications et les dissolutions des Pacs.

Une circulaire n° Nor JUSC1711700C du ministère de la justice du 10 mai 2017 complète ce décret et donne un complément d’information sur l’organisation de ce dispositif. Elle est accompagnée en annexe de 9 fiches pratiques :

6 fiches rappellent aux officiers d’état civil les modalités du Pacs :

• Fiche n° 1 : La déclaration, la modification et la dissolution d’un Pacs
• Fiche n° 2 : Les effets comparés du mariage et du Pacs
• Fiche n° 3 : Les dates d’effets du Pacs en fonction de la nature de l’acte
• Fiche n° 4 : Les mentions en marge des actes de naissance dressés ou transcrits
• Fiche n° 5 : Les formulaires et les décisions type relatifs au Pacs
• Fiche n° 6 : Le cycle de vie des documents et des données produits par la gestion des Pacs

 3 fiches présentent les modes de transfert des dossiers de Pacs :

• Fiche n° 7 : Le transfert des données papier des Pacs
• Fiche n° 8 : Le transfert des données numériques
• Fiche n° 9 : Les conventions type organisant les modalités pratiques du transfert de la gestion des Pacs

Modalités de transfert des dossiers PACS des tribunaux aux communes  (Fiche n° 7 à 9 ) 

A la suite d’une opération de tri des dossiers Pacs entrepris par les tribunaux, les greffes de ces derniers transmettront à la commune du siège du tribunal d’instance uniquement :

• les dossiers des Pacs en cours
• et les dossiers des Pacs dissous depuis moins de 5 ans

Les communes du siège des tribunaux d’instance auront ainsi à gérer les dossiers des administrés résidents ou ayant résidés sur leur territoire mais dans certain cas elles gèreront également les dossiers des administrés résidents sur d’autres communes relevant de l’arrondissement du tribunal.

Rappelons que pour le département de la Haute-Garonne, les villes du siège d’un tribunal d’instance sont Toulouse, Saint-Gaudens et Muret.

Le transfert des dossiers

La signature d’une convention-cadre entre le tribunal d’instance et la commune siège de ce dernier permettra de régler en amont les problèmes organisationnels ou techniques dus au transfert des dossiers. Une liste des dossiers faisant l’objet du transfert est annexée à la convention. Les modes et les dates de transfert seront précisés mais devront intervenir au moins dans la seconde quinzaine du mois d’octobre 2017. Toutefois, suivant le volume de dossiers à transférer, une date plus tardive peut être définie localement.

Le transport des dossiers papier est à la charge et sous la responsabilité des services du tribunal d’instance et le conditionnement doit prévoir des cartons identifiés pour être ensuite facilement exploitables par la commune.

Concernant les données numériques, une extraction des données des tribunaux seront communiqués sous fichiers XML aux communes par l’intermédiaire de la plate forme d’échanges sécurisés de fichiers du ministère de la Justice nommée PLEXE. Les premiers tests seront effectués en septembre 2017.

Les personnes ayant conclu un Pacs seront informées par tous les moyens par le tribunal d’instance du transfert de leur dossier aux officiers d’état civil.

Cas particuliers

Pour les personnes de nationalité étrangère nées à l’étranger mais résidant en France, la déclaration de Pacs est actuellement portée sur le registre de la publicité du Pacs tenu par le Tribunal de grande instance de Paris. Ce registre sera transféré au service central d’état civil du ministère des Affaires étrangères.

Les nouvelles missions de l'officier d'Etat civil (décret du 6 mai 2017 et fiche n° 1 de la circulaire du ministère de la justice)

L’officier d’Etat civil procédera à l’enregistrement du Pacs mais également à sa modification ou à sa dissolution. Ce rôle est tenu en commune par le maire et ses adjoints (article L.2122-10 du CGCT (code général des collectivités territoriales). Les élus ne pourront pas déléguer leur fonction de signature de convention à des agents du service d’état civil, par ailleurs leur présence lors de l’enregistrement du Pacs est indispensable.

La charge de travail semble importante pour certaines villes en comparaison avec la charge de travail des tribunaux. Le tribunal d’instance de Toulouse, par exemple, a traité en 2016 près de 5 000 dossiers. Chacun des 4 greffiers du tribunal traite en moyenne 20 dossiers par jour. Les personnes désirant conclure un Pacs connaissent aujourd’hui auprès de ce tribunal un délai d’attente de 2 mois.

Des mesures de simplification

Afin de faciliter les démarches des futurs partenaires et de simplifier l’action de l’officier d’état civil, ce dernier peut consulter la plate-forme d'échanges COMEDEC (COMmunication Electronique de Données d'Etat Civil) prévue par le décret n° 2011-167 du 10 février 2011. Une interface permet de vérifier de manière sécurisée les données à caractère personnel contenues dans les actes d’état civil. Cette démarche évite la production de copies intégrales ou d’extraits d’acte de naissance et rend la conception du dossier plus rapide. Ainsi les partenaires d’un Pacs sont dispensés de la production de l’extrait de leur acte de naissance avec indication de la filiation lorsque l’officier d’état civil peut obtenir ces informations sur la base COMEDEC ou par une autre voie dématérialisée.

Cette plate-forme COMEDEC permet par ailleurs de transmettre les avis de mention qui seront portés sur les actes d’état civil des partenaires. Un arrêté précisera les modalités de ce téléservice proposé par l’Etat.

Egalement dans un souci d’alléger les procédures pour les futurs partenaires, ces derniers pourront transmettre leur dossier de Pacs par correspondance ou en ligne. Le ministère de la justice devrait proposer aux communes un téléservice permettant aux usagers de déposer leur dossier de demande de Pacs.

La fiche n°1 annexée à la circulaire du ministère de la justice détaille la procédure de célébration des Pacs qui sera utile aux officiers d’état civil : pièces constituant le dossier de Pacs, comparution des partenaires, enregistrement de la déclaration conjointe, mentions apposées en marge des actes d’état civil, modification du Pacs ou conservation des documents.

Cette fiche précise qu’il appartient au maire de chaque commune de déterminer s’il souhaite faire enregistrer les Pacs dès que les partenaires se présentent en mairie ou s’il souhaite mettre en place un système de prise de rendez-vous de déclaration conjointe de pacs.

Archivages des dossiers (Fiche n° 6)

Les dossiers concernant les Pacs dissous depuis plus de 5 ans seront directement transmis aux archives départementales du siège du tribunal. Les Archives départementales de la Haute-Garonne vont ainsi recueillir les archives des 3 tribunaux d’instance du département.

(11 Boulevard Griffoul Dorval à Toulouse - tél : 05 34 32 50 00).

Les archives des dossiers de Pacs sont considérées comme des archives publiques et gérées par le code du patrimoine (CdP). Le directeur des archives départementales est ainsi l’interlocuteur des tribunaux et des communes pour le stockage de ces documents. Toute destruction de dossiers nécessite le visa de la Direction des archives départementales.

Un tableau en annexe de la Fiche n° 6 de la circulaire présente les règles de sélection et de conservation de ces archives. Il concerne également les communes qui vont célébrer de nouveaux Pacs à compter du 1^er novembre 2017.

Pour les communes, 3 cas sont envisagés :

• Concernant les registres de Pacs dématérialisés : ces derniers sont conservés 5 ans par la commune à compter de la dissolution du Pacs puis versés aux archives départementales pour une conservation à titre définitif.
• Concernant les registres de Pacs sous forme papier : ils sont conservés 75 ans à compter de l’ouverture du registre puis versés aux archives départementales pour une conservation à titre définitif.
• Concernant les dossiers de conclusion, de modification ou de dissolution de Pacs : ils sont également conservés 5 ans à compter de la dissolution du Pacs puis détruits après visa des services des archives départementales.

En attendant la mise en place de ce changement, les personnes qui veulent conclure un Pacs doivent faire enregistrer leur déclaration conjointe de Pacs en s'adressant toujours :

• soit au tribunal d'instance compétent (lieu de leur résidence commune) ;
• soit à un notaire.

Enfin, les consulats ou les ambassades ont toujours compétence pour célébrer et assurer la gestion des Pacs des personnes résidant à l’étranger. Cette démarche concerne les personnes d’origine française ou les personnes de nationalité étrangère qui ont conclu un Pacs avec un partenaire français (article 515-3 du code civil).

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.