Gestion de l’état civil : modifications apportées par le décret du 6 mai 2017
Article
Le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 permet l'application de plusieurs dispositions de la loi de modernisation de la justice du XXIe siècle qui visent en particulier à encadrer la gestion informatique de l'état civil.
C’est ainsi que plusieurs modifications concernent les registres de l’état civil et notamment leur tenue. Ce décret permet ainsi sous certaines conditions de dispenser une commune de détenir les registres de l’état civil en double exemplaire.
D’autres dispositions concernent la publication des actes de l’état civil et notamment les modalités de délivrance des copies intégrales de ces actes.
Ces mesures entrent en vigueur à compter du 1er novembre 2017. Toutefois les dispositions relatives à l’annulation et à la rectification des actes de l’état civil sont d’application immédiate.
L’établissement des registres de l’état civil et leur tenue
L’établissement, la conservation, la mise à jour et la délivrance des actes de l’état civil sont assurés par les officiers de l’état civil (article 1).
Ces derniers sont placés sous le contrôle du procureur de la République du lieu où est située la commune où ils exercent (article 2).
Etablissement et mise à jour des actes de l’état civil (articles 3 à 9)
Les actes de l’état civil établis par les officiers de l’état civil sont inscrits sur des feuilles mobiles tenues en double exemplaire qui sont ensuite reliées en registre. Ils peuvent également être inscrits directement sur des registres et déjà reliés, établis en double exemplaire.
Les règles relatives à l’inscription des actes de l’état civil sur les feuilles mobiles sont déterminées par arrêtés, lesquels fixent les conditions de sécurité permettant de garantir l’intégrité des registres et des actes de l’état civil.
Les feuilles destinées à l’inscription des actes de l’état civil sont numérotées. Elles sont utilisées dans l’ordre de leur numérotation.
Les actes de l’état civil sont numérotés et dressés sans délai, à la suite les uns des autres. Des espaces suffisants sont réservés pour l’apposition ultérieure des mentions. S’il n’y a plus d’espaces suffisants la mention est apposée sur les pages laissées vierges en fin de registre et réservées à cet effet, et une inscription sommaire est opérée sur l’acte.
Les actes de l’état civil peuvent être établis selon des procédés manuels ou informatisés mais leur signature reste manuscrite.
Les registres des actes de l’état civil (article 10)
Les actes de l’état civil sont tenus dans un registre unique ou dans plusieurs registres selon les catégories d’actes.
Les registres sont établis en double exemplaire, sauf en cas de dispense (cf. point suivant).
Chaque année, l’officier de l’état civil dresse un procès-verbal d’ouverture pour chaque exemplaire de registres.
Les registres sont clos et arrêtés par l’officier de l’état civil à la fin de chaque année.
Lorsqu’ils sont clos, un registre est déposé aux archives de la commune dans les conditions prévues aux articles L.212-11 et L.212-12 du code du patrimoine, l’autre au greffe du tribunal de grande instance.
Traitement automatisé des données de l’état civil (articles 11 à 12)
Un traitement automatisé, hébergé par la commune ou par la commune déléguée, peut être utilisé pour l’établissement des actes de l’état civil et pour les mises à jour résultant de l’apposition des mentions en marge des actes.
Les données des actes de l’état civil établis par un procédé manuel peuvent être enregistrées ultérieurement par le traitement automatisé.
Le traitement automatisé mis en œuvre par la commune déléguée peut être hébergé par la commune nouvelle.
La commune peut déléguer l’hébergement du traitement automatisé de ses données de l’état civil ou d’une sauvegarde de ces données au département, à la région, à un EPCI ou à toute personne morale de droit public de son choix.
La commune ou le délégataire avec l’accord de la commune peut confier l’hébergement du traitement automatisé à une personne morale de droit privé si celle-ci est établie en France et si l’hébergement et la sauvegarde des données de l’état civil sont réalisés sur le territoire national.
Toute utilisation mutualisée de traitement automatisé garantit que chaque commune n’a accès qu’aux données des actes de l’état civil dont elle est dépositaire. Toutefois cette disposition n’est pas applicable au sein des communes nouvelles, des communes fusionnées et des communes comportant des divisions administratives.
La dispense du double registre de l’état civil (article 13)
La commune est dispensée d’établir le registre des actes d’état civil en double exemplaire si elle dispose d’un traitement automatisé des données de l’état civil correspondant aux conditions suivantes :
- Permettre un délai de mise à jour des données inférieur à vingt-quatre heures.
- Etre hébergé sur un site distinct de celui où sont tenus les registres d’état civil.
- Etre mis en œuvre sur des infrastructures conservées dans des locaux répondant à des conditions de sécurité et de sûreté adaptées.
- Permettre le transfert du registre au service d’archives compétent.
Cette dispense d'élaboration des registres en double exemplaire prend effet au 1er janvier de l'année qui suit celle de la demande. Dans les deux mois de sa mise en œuvre, le maire de la commune, en sa qualité d'officier de l'état civil, atteste auprès du procureur de la République que le traitement automatisé répond aux exigences de sécurité requises et en informe le directeur des archives compétent.
Les tables annuelles et décennales des actes de l’état civil (articles 17 à 23)
Il est établi, dans chaque commune :
- tous les ans, une table alphabétique des actes de l'état civil. Elles sont établies soit à partir de fiches rédigées d'après les actes de l'état civil et classées par ordre alphabétique, soit à partir des données de l'état civil enregistrées dans le traitement automatisé. Elles sont dressées par les officiers de l'état civil dans le mois qui suit la clôture du registre de l'année précédente.
- tous les dix ans, à partir des tables annuelles, une table alphabétique pour chaque commune. Elles sont dressées par les officiers de l'état civil dans les six premiers mois de l'année suivant l'expiration de la période décennale.
la publicité des actes de l’état civil
Les actes de naissance, les actes de reconnaissance et les actes de mariage et les registres de l'état civil qui les contiennent, datant de moins de soixante-quinze ans, sont consultables uniquement par les agents de l'Etat habilités à cet effet et les personnes munies d'une autorisation écrite de l'administration des archives, conformément à l'article L.213-3 du code du patrimoine.
Au-delà de ce délai, l'accès de toute personne à ces actes et registres est régi par les dispositions de ce décret.
La délivrance des copies intégrales et des extraits des actes de l’état civil (articles 27 à 38)
La délivrance des copies intégrales et des extraits des actes de l'état civil est gratuite.
Les demandes de copie intégrale ou d'extrait d'acte sont faites sur place, par courrier ou par télé-service mis en place par l'Etat ou les communes
Elles sont conservées pendant une durée d'un an. Celles-ci font l'objet d'un enregistrement lorsque la commune dispose d'un traitement automatisé.
Les copies intégrales et les extraits d'acte sont remis ou adressés directement par courrier au demandeur par l'officier de l'état civil dépositaire des actes.
Ce décret précise les conditions de délivrance des copies intégrales des actes de naissances, des actes de mariage, des actes de reconnaissance, des actes de décès et des actes d’enfant sans vie. Ces dispositions feront l’objet d’un article détaillé dans un prochain ATD Actualité.
Les généalogistes qui procèdent à des recherches peuvent également obtenir une copie intégrale des actes de l'état civil, sous réserve qu'ils justifient de l'autorisation de consultation des actes de l'état civil délivrée par l'administration des archives et qu'ils soient porteurs d'un mandat ou d'une demande émanant d'un notaire, d'un organisme d'assurance ou de toute autre personne ayant un intérêt direct et légitime.
La vérification sécurisée des données à caractère personnel contenues dans les actes de l’état civil (articles 39 à 45)
Pour l'instruction de leurs dossiers et dès lors qu'ils sont fondés à requérir des actes de l'état civil, les administrations, services et établissements publics de l'Etat ou des collectivités territoriales, les caisses et organismes gérant des régimes de protection sociale peuvent faire procéder à la vérification des données de l'état civil fournies par l'usager auprès des officiers de l'état civil dépositaires de ces actes.
Lorsqu'elles sont échangées par voie électronique, les demandes de vérification et les réponses qu'elles appellent sont réalisées dans des conditions qui garantissent l'intégrité des informations échangées, la sécurité et la confidentialité de la transmission, l'identité et la fonction de l'expéditeur et celles du destinataire.
Les demandes de vérification et les réponses à ces demandes sont transmises par l'intermédiaire d'une plate-forme sécurisée de routage dédiée aux échanges de données de l'état civil exploitée par l'agence nationale des titres sécurisés.
L'utilisation de la plate-forme d'échange est gratuite pour les communes. Les certificats électroniques qualifiés sont fournis par l'agence dans les mêmes conditions de gratuité.
L’Etat s’engage à verser, pendant sept ans, une aide annuelle aux communes qui mettent en œuvre la procédure de vérification sécurisée des données à caractère personnel contenues dans les actes de l’état civil par l’intermédiaire de la plateforme de routage (COMEDEC).
Annulation et rectification des actes de l’état civil (articles 46 à 47)
Les erreurs ou omissions purement matérielles qui, en application de l'article 99-1 du code civil, peuvent faire l'objet d'une rectification par l'officier de l'état civil, sont :
- l'erreur ou l'omission dans un acte de l'état civil dont la preuve est rapportée par l'acte de naissance de l'intéressé, de son parent ou de toute autre personne désignée dans l'acte en cause, lorsque l'acte de naissance est détenu par un officier de l'état civil français ;
- l'erreur ou l'omission portant sur une énonciation ou une mention apposée en marge d'un acte de l'état civil, à l'exception de celles apposées sur instruction du procureur de la République, lorsque la preuve de l'erreur ou de l'omission est rapportée par la production de l'acte, de la déclaration ou de la décision qu'il mentionne ou qu'il a omis. Toutefois, ces rectifications ne s’appliquent pas lorsque :
• l'erreur ou l'omission figurant dans un acte de mariage ne peut être rectifiée que sur production des pièces versées au dossier de mariage ;
• l'omission dans l'apposition d'une mention est réparée par un nouvel envoi de l'avis de mention « 3° Une mention apposée à tort en marge d'un acte de naissance, lorsque l'officier de l'état civil détient l'acte à l'origine de la mention ;
- l'erreur dans le domicile ou la profession mentionnée dans un acte de l'état civil sur productionde pièces justificatives ;
- l'erreur portant sur la date de naissance ou de décès dans un acte de l'état civil, sur production d'un certificat d'accouchement ou de décès ;
- l'erreur relative à l'officier de l'état civil ayant établi l'acte de l'état civil ;
- l'erreur portant sur l'un ou les prénoms mentionnés dans un acte de naissance, sur production du certificat d'accouchement ou d'une copie du registre des naissances détenu par l'établissement du lieu de l'accouchement ;
- l'erreur portant sur la présentation matérielle du nom de famille composé de plusieurs vocables dans les actes de l'état civil.
L'officier de l'état civil informe de la rectification opérée la personne à laquelle l'acte se rapporte, son ou ses représentants légaux ou la personne chargée de sa protection au sens de l'article 425 du code civil.
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
