Délivrance des actes d'état civil
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Régulièrement interrogés sur les modalités de délivrance des actes d'état civil: (actes de naissance, de mariage et de décès), nous avons publié une Fiche technique sur ce thème en novembre 2009, dans le n°189 d'ATD Actualité.
Cette fiche récapitulait les règles applicables, lesquelles sont pour la plupart extraites d'un décret du 3 août 1962.
Or certaines de ces dispositions sont en contradiction avec celles contenues dans la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, notamment en ce qui concerne les délais de communicabilité.
C'est pourquoi nous vous présentons une nouvelle fiche technique, après avoir pris l'avis du directeur des Archives départementales de la Haute-Garonne pour connaître les dispositions qui doivent être suivies par les officiers d'état civil face aux demandes des usagers.
Les principes liés à la délivrance des actes d'état civil
Les modalités de délivrance des actes d'état civil sont fixées par:
- les articles L.213-1 et suivants du code du patrimoine (codification de la loi du 15 juillet 2008 précitée),
- le décret n°62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil,
- l'instruction générale relative à l'état civil (IGREC).
Le rôle des officiers de l'état civil
La délivrance des actes est assurée par les officiers de l'état civil selon des procédés manuels ou automatisés ; toutefois la signature de ces actes doit être manuscrite (article 1er du décret).
Les copies et les extraits des actes de l'état civil portant la date de leur délivrance et revêtus de la signature et du sceau de l'autorité qui les aura délivrés, font foi jusqu'à inscription de faux (article 13).
De plus, sauf disposition contraire, la durée de la validité des copies et extraits des actes de l'état civil n'est pas limitée (article 14).
Les délais pour l'accès aux registres et délivrance des actes
En vertu du principe posé par l'article L.213-1 du code du patrimoine:
- les registres de décès et les tables décennales de toutes les catégories d'actes sont considérées comme librement communicables sans délai.
Cela signifie donc que le délai de 100 ans pour la communication des registres de l'état civil est supprimé.
- les registres de naissance et de mariage sont consultables et communicables au bout d'un délai de 75 ans ou de 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé.
D'après les informations obtenues auprès des archives départementales, des discussions sont en cours entre la direction des Archives de France et la CNIL pour savoir si la possibilité d'accéder de plein droit aux registres de plus de 75 ans emporte la possibilité de publier et de diffuser leur contenu, notamment sur Internet. Dans la mesure où cela aurait pour effet de diffuser des informations portant sur la vie privée de personnes vivantes, il est pour l'instant conseillé par la direction des Archives de France de s'en abstenir.
Ces principes posés, nous détaillons ci-après les modalités spécifiques de délivrance pour chaque acte d'état civil.
Les actes de naissance
Les copies intégrales d'actes de naissance sont délivrées à toute personne:
- au bout de 75 ans,
- ou au bout de 25 ans après le décès de l'intéressé.
Hors ces délais, les copies intégrales ne peuvent être délivrées qu'aux personnes désignées par l'article 9 du décret du 3 août 1962 précité :
- toute personne majeure ou émancipée sur indication des nom et prénom usuel de ses parents ;
- les ascendants ou descendants de la personne que l'acte concerne, son conjoint et son représentant légal en fournissant l'indication des nom et prénom usuel des parents de cette personne ;
- le procureur de la République, le greffier en chef du tribunal d'instance pour l'établissement des certificats de nationalité française et, dans les cas où les lois et règlements les y autorisent, les administrations publiques.
Les extraits d'acte de naissance sont délivrés à tout requérant:
Toute personne peut demander sans avoir à justifier de sa qualité ou de son identité, un extrait d'acte de naissance sans filiation. Ce document indiquera simplement les éléments suivants précisés par l'article 10 du décret précité:
- l'année, le jour, l'heure et le lieu de naissance ;
- le sexe, les prénoms et le nom de l'enfant tels qu'ils résulteront des énonciations de l'acte de naissance ou des mentions portées en marge de cet acte ;
- éventuellement les mentions de mariage, de divorce, de séparation de corps, de conclusion, modification ou dissolution de pacte civil de solidarité, de décès et de décisions judiciaires relatives à la capacité de l'intéressé ;
- les mentions relatives à la nationalité française qui auront été portées en marge de l'acte de naissance ne seront reproduites sur l'extrait d'acte de naissance que dans les conditions prévues à l'article 28-1 du code civil, c'est-à-dire à la demande de l'intéressé.
Un régime particulier est prévu pour les personnes qui souhaitent obtenir leur propre extrait d'acte de naissance, ou celui de leurs parents (article 11 du décret précité).
- Toute personne majeure ou émancipée peut obtenir, sur indication des nom et prénom usuel de ses parents, des extraits de son acte de naissance précisant en outre les noms, prénoms, dates et lieux de naissance de ses père et mère.
- Les ascendants, les descendants ou les héritiers de cette personne, son conjoint et son représentant légal, peuvent obtenir les mêmes extraits en fournissant l'indication des nom et prénom usuel des parents de la personne que l'acte concerne. Cette dernière condition n'est pas requise des héritiers autres que les ascendants, descendants, frères et sœurs ou conjoint, dès lors qu'ils justifient de leur qualité.
- Ces extraits peuvent aussi être délivrés au procureur de la République, au greffier en chef du tribunal d'instance pour l'établissement des certificats de nationalité française et, dans les cas où les lois et règlements les y autorisent, aux administrations publiques.
Les autres personnes ne peuvent se voir délivrer ces extraits que dans les conditions prévues à l'article 9 du décret.
Les actes de reconnaissance
Les copies intégrales des actes de reconnaissance ne sont délivrées qu'aux héritiers de l'enfant, ainsi :
- qu'à toute personne majeure ou émancipée sur indication des nom et prénom usuel de ses parents ;
- qu'aux ascendants ou descendants de la personne que l'acte concerne, son conjoint et son représentant légal en fournissant l'indication des nom et prénom usuel des parents de cette personne.
Les autres personnes ne peuvent obtenir la copie intégrale d'un acte de naissance, de reconnaissance ou de mariage qu'en vertu d'une autorisation du procureur de la République.
En cas de refus, la demande sera portée devant le président du tribunal de grande instance qui statuera par ordonnance de référé.
Les actes de mariage
Les copies intégrales d'actes de mariage sont délivrées à toute personne:
- au bout de 75 ans,
- ou au bout de 25 ans après le décès de l'intéressé.
Hors ces délais, les copies intégrales ne peuvent être délivrées qu'aux personnes désignées par l'article 9 du décret du 3 août 1962 précité :
- toute personne majeure ou émancipée sur indication des nom et prénom usuel de ses parents ;
- les ascendants ou descendants de la personne que l'acte concerne, son conjoint et son représentant légal en fournissant l'indication des nom et prénom usuel des parents de cette personne ;
- le procureur de la République, le greffier en chef du tribunal d'instance pour l'établissement des certificats de nationalité française et, dans les cas où les lois et règlements les y autorisent, les administrations publiques.
Les règles pour la délivrance des copies intégrales d'actes de mariage sont donc identiques à celles mises en œuvre pour la délivrance des copies intégrales d'actes de naissance.
Les extraits d'acte de mariage sont délivrés à tout requérant:
Toute personne peut demander sans avoir à justifier de sa qualité ou de son identité, un extrait d'acte de mariage. Ce document indiquera simplement les éléments suivants précisés par l'article 10 du décret précité:
- l'année et le jour du mariage ;
- les noms et prénoms, dates et lieux de naissance des époux, tels qu'ils résulteront des énonciations de l'acte de mariage ou des mentions portées en marge de cet acte ;
- les énonciations et mentions relatives au régime matrimonial et le cas échéant, au divorce ou à une séparation de corps.
Les actes de décès
Les copies d'actes de décès peuvent être délivrées à toute personne.
L'article 9 du décret n°62-921 du 3 août 1962 précise en effet ce principe: « Les copies d'actes de décès peuvent être délivrées à toute personne. »
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
