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Agence Technique Départementale

 27 juin 2023

La loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019 a apporté des modifications quant au régime de remboursement de certains frais engagés par les élus dans le cadre de leurs fonctions.

1. Les frais de déplacement et de séjour des conseillers municipaux
2. Les frais de déplacement des élus intercommunaux
3. Les frais d’aide à la personne
4. Frais de représentation
5. Les frais de secours
6. Les frais d’exécution d’un mandat spécial
   1. Les frais de séjour
   2. Les frais de transport
   3. Les frais d’aide à la personne :
   4. Autres frais

Les frais de déplacement et de séjour des conseillers municipaux

Les membres du conseil municipal peuvent bénéficier du remboursement des frais de transport et de séjour qu’ils ont engagés pour se rendre à des réunions dans des instances ou organismes où ils représentent leur commune, lorsque la réunion a lieu hors du territoire de celle-ci (articles L.2123-18-1 et R.2123-22-2).

La prise en charge s’effectue sur pièces justificatives : l’élu accompagne l’état de frais par les factures qu’il a acquittées, ainsi que son itinéraire et les dates de départ et de retour.

En outre, le juge a estimé que, si le remboursement avait lieu sur un état de frais réels, l’assemblée délibérante devait fixer les règles et les plafonnements des remboursements (CAA Paris, 26 janvier 1995, n° 93PA01101). Dans le même sens, le ministère de l’Intérieur considère que le remboursement des frais de séjour (hébergement et restauration) aux frais réels est accepté « à la condition expresse que les sommes engagées ne sortent pas du cadre de la mission assignée à l’élu et ne présentent pas un montant manifestement excessif ».

La prise en charge de ces frais est assurée dans les conditions définies par le décret fixant les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat (décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 et arrêté modifié du même jour).

Aucune liste des missions et déplacements spécifiques n’a été établie (Rép. Min n° 13354, JO AN, 28 juillet 2003). Lors de la discussion de la loi « démocratie de proximité », qui a instauré ce mécanisme de remboursement, le rapporteur (rapport n°156, 2001-2002, Sénat) a indiqué que :

« Le code général des collectivités territoriales prévoit déjà l'indemnisation des conseillers généraux et des conseillers régionaux de leurs frais de déplacements dans le département ou la région afin de participer aux réunions de l'assemblée et de ses commissions et à celles des organismes dont ils font partie ès qualités (articles L.3123-19 et L.4135-19).

Aucune disposition de cette nature n'existe pour les élus municipaux appelés à participer à des réunions hors de leur commune. Le présent article tend à transposer avec adaptations aux communes les dispositions existantes pour les départements et les régions ».

Aussi, il semble que, par cet article L.2123-18-1, le législateur a souhaité que le remboursement des frais de déplacement des élus municipaux s’effectue de manière plus large.

Les élus en situation de handicap peuvent bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide technique qu’ils ont engagés pour se rendre à des réunions ayant lieu tant sur le territoire de la commune, que hors de celui-ci (L.2123-18-1 et R.2123-22-3).

Les élus concernés doivent présenter un état de frais et le remboursement est limité par mois, au montant de la fraction représentative des frais d’emploi (définie à l’article 81 1° du CGI).

Ce remboursement est cumulable avec les remboursements des frais de mission et des frais de transport et de séjour.

Les frais de déplacement des élus intercommunaux

Tous les membres des organes délibérants des EPCI mentionnés à l'article L. 5211-13 du CGCT (syndicat de communes, communauté de communes, urbaine, d'agglomération , métropole) peuvent être remboursés des frais de déplacement engagés à l'occasion des réunions de ces conseils ou comités, du bureau, des commissions instituées par délibération dont ils sont membres, des comités consultatifs de la commission consultative des services publics locaux et des organes délibérants ou des bureaux des organismes où ils représentent leur établissement.

La réunion doit avoir lieu dans une commune autre que celle qu'ils représentent.

La dépense est à la charge de l'organisme qui organise la réunion.

Lorsque ces élus sont en situation de handicap, ils peuvent également bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d'accompagnement et d'aide technique qu'ils ont engagés, selon des conditions fixées par décret.

Ces remboursements étaient jusqu’alors réservé aux élus qui ne recevaient pas d’indemnités de fonction. La loi Engagement et Proximité du 27 décembre 2019 a modifié l’article L.5211-13 pour l’élargir à tous les élus.

Les frais d’aide à la personne

L’article L.2123-18-2 prévoit que « les membres du conseil municipal bénéficient d'un remboursement par la commune des frais de garde d'enfants ou d'assistance aux personnes âgées, handicapées ou ayant besoin d'une aide personnelle à leur domicile qu'ils ont engagés en raison de leur participation aux réunions mentionnées à l'article L.2123-1 [réunion du conseil ou des commissions par exemple]. Ce remboursement ne peut excéder, par heure, le montant horaire du salaire minimum de croissance. Les modalités de remboursement sont fixées par délibération du conseil municipal ».

Dans les communes de moins de 3 500 habitants, le remboursement auquel a procédé la commune est compensé par l'Etat.

Les modalités d'application du présent article sont fixées par un décret.

Ces dispositions sont applicables aux conseillers communautaires et métropolitains.

Le chèque emploi service universel

Le conseil municipal peut accorder par délibération une aide financière en faveur des maires et  de tous les adjoints (et non plus ceux des communes de 20 000 habitants au moins) qui utilisent le chèque emploi-service universel (CESU) pour assurer la rémunération des salariés ou des associations ou entreprises agréées chargés soit de la garde des enfants, soit de l'assistance aux personnes âgées, handicapées ou à celles qui ont besoin d'une aide personnelle à leur domicile ou d'une aide à la mobilité dans l'environnement de proximité favorisant leur maintien à domicile (article L.2123-18-4 modifié par la loi du 27 décembre 2019).

Les conditions d’attribution de cette aide financière sont fixées par les articles D.2123-22-4 et D.2123-22-4. Cette aide n’est pas cumulable avec celles prévues au quatrième alinéa de l'article L.2123-18 et à l'article L.2123-18-2.

Cette aide au maximum égale à 1 830 €/an (article D.7233-8 du code du travail), ne peut excéder le coût des services supportés par le bénéficiaire et n’est pas imposable (article D.2123-22-7).

Il convient de préciser que le bénéfice de ces dispositions ne peut pas se cumuler avec les frais d’aide à la personne dont le remboursement est prévu soit par l’article L.2123-18 alinéa 4 dans le cadre des frais d’exécution d’un mandat spécial, soit par l’article L.2123-18-2 développé ci-dessus.

Frais de représentation

Conformément aux dispositions de l'article L.2123-19, l’indemnité pour frais de représentation, réservée aux seuls maires, a pour objet de couvrir les dépenses supportées par ce dernier à l’occasion de l’exercice de ses fonctions tel que des réceptions, des manifestations de toute nature que le premier magistrat de la commune organise ou auxquelles il participe dans l’intérêt de la commune. Les dépenses ainsi couvertes au titre des frais de représentation étant des dépenses accessoires dont le montant peut varier considérablement selon les collectivités et les activités du maire, cette indemnité ne correspond pas à un droit mais à une simple possibilité.

De ce caractère facultatif de l’indemnité allouée aux maires pour frais de représentation découlent les conséquences suivantes :

- Il revient au conseil municipal de décider d’octroyer ou non, cette indemnité ainsi que d'en fixer le montant.

- L’indemnité peut avoir un caractère exceptionnel et déterminé et dans ce cas être votée en raison d’une circonstance particulière susceptible d’être renouvelée plusieurs fois dans la même année (congrès, manifestation culturelle ou sportive …).

- L’indemnité peut être accordée sous la forme d’une indemnité unique, fixe et annuelle dont le montant est déterminé forfaitairement, rien n’interdisant en pareil cas d’accorder des allocations supplémentaires pour circonstances exceptionnelles.

Dans tous les cas, il est vivement conseillé, afin notamment d’éviter que cette indemnité ne soit considérée comme un traitement déguisé, de conserver la justification de toutes les dépenses auxquelles le maire a pu faire face.

Les frais de secours

Les communes peuvent rembourser aux maires et aux adjoints les dépenses exceptionnelles d’assistance et de secours engagées en cas d’urgence par le maire ou un adjoint sur leurs deniers personnels.

Le remboursement s’effectue sur justificatif après délibération du conseil municipal (article L.2123-18-3).

Les frais d’exécution d’un mandat spécial

Les fonctions de maire, d'adjoint, de conseiller municipal, de président et membre de délégation spéciale donnent droit au remboursement des frais que nécessite l'exécution des mandats spéciaux (articles L.2123-18 pour les élus municipaux et L.5211-14 pour les élus intercommunaux).

Le Conseil d’Etat a défini le mandat spécial comme étant : « toutes les missions accomplies par l’élu avec l’autorisation du conseil municipal dans l’intérêt des affaires communales, à l’exclusion seulement de celles qui lui incombent en vertu d’une obligation expresse » (CE, n° 265325, 24 mars 1950, n° 265325, Lebon 185 ; CE, 11 janvier 2006).

Les frais de séjour

Les frais de séjour sont remboursés forfaitairement et correspondent au coût de l’hébergement et de la restauration (articles L.2123-18 et R.2123-22-1 du CGCT).

Le remboursement forfaitaire s’effectue dans la limite du montant des indemnités journalières allouées à cet effet aux fonctionnaires de l’Etat.

Les frais de transport

Les dépenses de transport sont allouées selon les modalités définies par délibération du conseil municipal.

Le conseil municipal peut prévoir un remboursement aux frais réels ou forfaitaire. Selon une note établit par l’AMF (voir Statut de l’élu, édition mai 2023), le remboursement forfaitaire s’effectue dans les conditions prévues par le décret n° 2019-139 du 26 février 2019 modifiant le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 (article 10) et un arrêté du 11 octobre 2019 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006.

Les frais d’aide à la personne :

Il s’agit des frais de garde d’enfants ou d’assistance aux personnes âgées, handicapées ou à celles qui ont besoin d’une aide personnelle à leur domicile (voir ci-dessus).

Leur remboursement ne peut excéder par heure le montant horaire du SMIC.

Autres frais

L’article L.2123-18 permet le remboursement d’autres frais exposés par les élus à l’occasion de l’exercice d’un mandat spécial, dès lors que ces frais apparaissent nécessaires au bon accomplissement du mandat, et qu’il peut en être porté justification.

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.