Quelles sont les règles d'archivage des recueils des actes administratifs ?
Les recueils des actes administratifs (recueil de la Préfecture, du Conseil général, ...) sont archivés selon les règles suivantes :
- Recueil des actes administratifs de la Préfecture : la circulaire du ministère de la culture n° AD 94-1 du 17 janvier 1994 précise qu'il est possible d'éliminer ce document au bout d'un délai de 10 ans pour les communes qui ne sont pas les chefs-lieux de canton.
- Recueil des actes du Conseil général : aucun texte n'est venu préciser la durée de conservation de ce document. Toutefois, s'il est ainsi considéré qu'il n'y a pas d'obligation pour les communes à les conserver, il est conseillé, avant toute élimination par les services municipaux, de demander l'autorisation auprès des archives départementales (Cf. circulaire du 29 avril 1993 relative à la conservation et à la communication des archives des communes, rôle et responsabilité du maire).
- Recueil des actes des EPCI : il n'existe, en la matière, aucun texte qui soit venu préciser les conditions de la conservation de ce document. Ainsi, il est d'usage que seule la collectivité où se situe le siège de l'EPCI conserve ce document. Avant toute élimination de ce document, il est conseillé, comme précédemment, de prendre attache auprès de la Direction des archives départementales afin d'obtenir confirmation.
Direction des archives départementales, 11 Boulevard Griffoul-Dorval, 31400 Toulouse (Téléphone : 05.34.31.19.70 – Télécopie : 05.34.31.19.71).
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
