Conservation et archivages des documents des communes
Pour rappel, l’article L.211-2 du code du patrimoine prévoit que « La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. ».
Les communes sont propriétaires de leurs archives et doivent, à ce titre, veiller à leur gestion, à leur conservation et à leur mise en valeur dans l'intérêt public et sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives (article L.212-6 du code du patrimoine).
Alors que leur activité génère une production documentaire importante, il apparaît que la conservation et l’archivage des documents qu’elles produisent présentent un enjeu majeur. Ainsi, une solution d’archivage électronique des actes est parfois envisagée pour réduire les contraintes liées à la gestion du papier. Archivage papier, archivage électronique ? Quelles sont les règles ? A partir d’exemples concrets, cette Fiche technique apporte un éclairage sur ce sujet.
Le cadre général à la conservation et à l'archivage des documents des communes
Les documents qui procèdent de l'activité des collectivités territoriales et des établissements publics sont des archives publiques, selon l’article L.211-4 du code du patrimoine.
Ces archives ne sont donc pas constituées uniquement par des actes administratifs (comme les délibérations du conseil municipal, les contrats et les arrêtés municipaux) mais également par des documents préparatoires ou liés à l’activité quotidienne de la commune, comme un rapport d’analyse des offres dans le cadre de la passation d’un marché public, le calendrier annuel des manifestations ou un dossier d’inscription à une activité périscolaire.
Les modalités de tri, de conservation et de transmission au service des archives de ces documents sont précisées par l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 modifiée, relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales et la circulaire DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 portant préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifique.
Le tableau annexé à l’instruction de 2009 récapitule pour chaque catégorie de document :
- la durée d’utilité administrative (DUA), c’est-à-dire sa durée obligatoire de conservation ;
- son traitement à l’issue de cette DUA selon 3 possibilités : la conservation (C), la destruction (D) ou le tri (T).
Lorsque le document doit être conservé, il est transmis, à l’issue de sa DUA, au service des archives (Service des Archives départementales,11 boulevard Griffoul Dorval, 31 400 Toulouse – Tél. : 05.34.32.50.00) par le biais d’un bordereau de versement dont un modèle est téléchargeable sur
Lorsqu’il doit être détruit, il est également transmis à ce service, par le biais cette fois d’un bordereau de suppression (voir le modèle sur https://archives.haute-garonne.fr/data/maquette_suppression_1.pdf). Ce bordereau doit être visé par le directeur des Archives départementales qui le renvoie à la collectivité pour la destruction matérielle des pièces (l’élimination est à la charge du service et doit être réalisée dans les meilleures conditions possibles pour respecter la confidentialité des archives, par broyage, incinération ou déchiquetage, les Archives départementales peuvent si besoin recommander des prestataires de destruction d’archives en capacité de délivrer un certificat de destruction).
Lorsqu’une catégorie de documents doit être triée, cela signifie que certains d’entre eux doivent être conservés et d’autres détruits. Par exemple, selon le tableau précité, pour les dossiers de marchés publics, la DUA est de 10 ans à compter du paiement pour solde. À l’issue de cette DUA, seuls doivent être conservés les marchés de maîtrise d'œuvre et les marchés de travaux importants. Les autres doivent être détruits.
Il est enfin à noter que les communes de moins de 2 000 habitants :
doivent déposer au service des Archives départementales, à l’expiration d’un délai de 50 ans (120 ans pour le registre de l’état civil), les documents destinés à être conservés à titre définitif (art. L.212-11 2° du code du patrimoine) ;
peuvent confier en dépôt leurs archives, par convention, au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci (art. L.212-11 1°) dans les conditions définies à l’article R.212-18-1 et sauf avis contraire du directeur des Archives départementales, qui doit être consulté.
La possibilité d'un archivage électronique sous réserve de respecter la norme correspondante
Le cadre juridique de l’archivage électronique des actes repose sur le règlement européen eIDAS n° 910/2014 du 23 juillet 2014.
L'archivage électronique est selon ce règlement un « service assurant la réception, le stockage, la transmission, la récupération et la suppression de données électroniques et de documents électroniques afin d'en garantir la durabilité et la lisibilité, ainsi que d'en préserver l'intégrité, la confidentialité et la preuve de l'origine pendant toute la période de préservation ». Pour que l'utilisateur puisse disposer d'un service d'archivage électronique fiable au sens du règlement, le service doit être fourni « par un prestataire de services de confiance qualifié ».
En France, chaque prestataire d’archivage doit être conforme à la certification NF 461 - Système d’Archivage Électronique délivrée par l’AFNOR. La liste des prestataires de services de confiance qualifiés est consultable sur https://francearchives.gouv.fr/fr/article/26287437.
Ainsi, par exemple, selon le tableau précité, la DUA relative aux « Concessions de cimetière : titre de possession, acte, plan… » est de 30 ans et leur sort à l’issue de cette DUA est la conservation.
Les documents relatifs au cimetière doivent être conservés dans leur version papier pendant 30 ans, avant d’être transférés sous bordereau au service des Archives.
Rien n’empêche parallèlement de les numériser, mais cette numérisation ne serait pas conforme à la norme obligatoire relative à l’archivage électronique.
En effet, si la commune veut dématérialiser totalement l’archivage de ces actes, et donc se débarrasser de leur version papier, deux solutions s’offrent à elle :
- soit faire appel à un prestataire de confiance agréé ;
- soit conclure une convention de mutualisation sur cet objet avec une collectivité qui met en œuvre un système d'archivage électronique répondant aux normes susvisées. (un modèle est disponible sur https://francearchives.gouv.fr/file/8b4830c75c21307831108bef636edded6c671fb8/BDR_05_Convention_de_mutualisation.pdf).
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
