Archives communales et intercommunales : les mesures à prendre à la suite des élections des 15 et 22 mars 2026
Les communes sont propriétaires et responsables de leurs archives. Cette responsabilité incombe au maire, sous le contrôle du conseil municipal.
A l’approche des élections municipales de mars 2026, le service interministériel des Archives de France du Ministère de la culture publie une circulaire sur la gestion des archives à la suite du renouvellement des municipalités et des intercommunalités.
Ainsi, à chaque renouvellement de municipalité et d’intercommunalité, le maire (ou le président de l’EPCI), qu’il soit réélu ou élu pour la première fois, est tenu de procéder au récolement de l’ensemble des documents confiés à sa responsabilité (arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales).
Le récolement est un recensement des archives présentes en mairie (ou dans l’EPCI). Il se compose de deux documents :
- Le procès-verbal de récolement qui permet de transférer la responsabilité des archives de l’élu sortant à l’élu entrant.
- L’état des archives : ce document constitue un état détaillé de l’ensemble des archives conservées dans les bureaux et dans les locaux d’archivage, ainsi que toute la production numérique.
Ce récolement entre dans le cadre du CST (Contrôle Scientifique et Technique de l'Etat) sur les collectivités territoriales.
Cette année la procédure est complètement dématérialisée.
Les communes et les EPCI recevront un courriel (après le résultat des élections) émanant de la Préfecture (via les Archives départementales de la Haute-Garonne).
Un lien permettra de se connecter au site "démarches simplifiées" afin d'effectuer le récolement.
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.