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    Quelles sont les règles de convocation de l’assemblée délibérante d'un EPCI ?

    Par renvoi opéré par l’article L.5211-1 du CGCT, il convient de se reporter aux articles L.2121-10 et suivants pour connaître les modalités de convocation de l’assemblée délibérante d’un EPCI.

    L’initiative de la convocation

    Comme pour toutes les assemblées, la responsabilité de la convocation appartient au président, en l’occurrence le président de l’EPCI.

    Toutefois, des circonstances exceptionnelles justifient des entorses à ce principe.

     Le principe : la compétence du président de l’EPCI

    La combinaison des articles L.2121-10 et L.5211-1 pose le principe selon lequel toute convocation est faite par le président de l’EPCI.

    Cette compétence de principe est confirmée et généralisée par l’article L.2121-9 aux termes duquel le président peut réunir l’assemblée délibérante chaque fois qu’il le juge utile.

     C’est donc le président qui fixe souverainement le jour et l’heure de la séance, y compris le cas échéant dans des périodes qui peuvent ne pas convenir aux conseillers communautaires (TA Amiens, 9 février 1988, Juris-Data n° 1988-051331 : aucune disposition législative ou réglementaire n’interdit au maire de réunir l’assemblée délibérante pendant le mois d’août alors même que les services de la mairie sont fermés et que deux conseillers sont absents pour cause de vacances).

     Toute convocation, même adressée selon une procédure régulière, qui serait faite par une autre autorité, entraînerait l’irrégularité de la délibération de l’assemblée délibérante (CE, 23 juin 1993, n° 141488).

    Les exceptions au principe de la compétence du président

    Plusieurs circonstances peuvent cependant justifier des exceptions au principe de la compétence du président.

    Convocation par l’ancien président en cas de renouvellement général de l’assemblée délibérante

    En application de l’article L.5211-8 alinéa 2, « après le renouvellement général des conseils municipaux, l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale se réunit au plus tard le vendredi de la quatrième semaine qui suit l'élection des maires ».

    Dans ce cas, la convocation est faite par le président sortant de l’EPCI, celui-ci continuant à exercer ses fonctions jusqu’à l’installation du nouveau comité (article L.2122-15 alinéa 2) ou, en cas d’empêchement, par le vice-président ou le conseiller communautaire qui le remplace.

    En cas de fusion, la présidence de l’établissement issu de la fusion est, à titre transitoire, assurée par le plus âgé des présidents des EPCI ayant fusionnés (article L.5211-41-3).

    Convocation sur demande impérative

    Selon l’article L.2121-9 alinéa 2, le président est tenu deconvoquer l’assemblée délibérante dans un délai maximal de trente jours quand la demande motivée est faite par le représentant de l’Etat dans le département ou par le tiers ou la moitié au moins des membres en exercice du comité selon que l’EPCI comprend ou non une commune de 3 500 habitants et plus.

    Lorsque le comité ou le préfet somme le président de convoquer l’assemblée délibérante, il doit alors motiver sa demande, c’est-à-dire préciser l’objet de la réunion et les raisons pour lesquelles il y a lieu de délibérer immédiatement sur le sujet sans attendre la prochaine réunion.

     Lorsqu’une telle demande (qu’elle émane des conseillers ou du préfet) lui est faite, le président doit y déférer et ne dispose à cet effet que d’un délai maximum de trente jours (article L.2121-9 alinéa 2).

    Ce délai est calculé à compter du dépôt au siège de l’EPCI de la demande ou de la réception de la demande du préfet. Ce dernier peut d’ailleurs abréger ce délai en cas d’urgence (article L.2121-9 alinéa 3).

    Le délai a pour terme la réunion elle-même de l’assemblée délibérante, et non l’envoi des convocations (CE Ass., 26 novembre 1976, nos 97328 98256 98259 99036 00108 00565).

     Le refus du président de convoquer est illégal si les conditions requises pour que la réunion ait lieu sont réunies, le président n’ayant alors aucun pouvoir d’appréciation de l’opportunité d’une telle réunion. Ce refus est une décision susceptible de recours, et même de suspension par le juge (CE, 5 mars 2001, n° 230045).

    De même, il ne peut refuser de réunir le conseil à la demande de l’opposition en invoquant l’illégalité des délibérations à intervenir (TA Amiens, 29 novembre 2010, n° 1003140).

    Convocation par les vice-présidents

    Les vice-présidents disposent également d’une compétence exceptionnelle s’agissant de la convocation de l’assemblée délibérante en cas de suppléance.

    La suppléance permet d’éviter toute carence dans l’administration de l’EPCI : «En cas d’absence, de suspension, de révocation ou de tout autre empêchement, le maire (ou président d’EPCI) est provisoirement remplacé, dans la plénitude de ses fonctions, par un adjoint (ou vice-président), dans l’ordre des nominations et, à défaut d’adjoint, par un conseiller municipal désigné par le conseil ou, à défaut, pris dans l’ordre du tableau» (articles L.2122-17 et L.5211-2 du CGCT).

     Les règles de forme de la convocation

     L’assemblée délibérante doit se réunir au moins une fois par trimestre, ou par semestre pour les syndicats à vocation unique.

    Toute réunion doit être précédée d’une convocation (article L.2121-10). Il s’agit-là d’une formalité substantielle dont la méconnaissance est de nature à entacher d’illégalité l’ensemble des délibérations adoptées lors de la séance (TA Grenoble, 21 février 1995, n° 924345).

    Le CGCT détermine avec précisions les règles applicables en la matière.

    Forme et publicité

    La convocation écrite doit être faite par le président.

    Elle est « adressée par écrit, sous quelque forme que ce soit […] » (articles L.2121-10 et L.5211-1).

    La forme de cet écrit est laissée à la libre appréciation du président : ce peut être un écrit sur papier, sous forme de lettre ou de note.

    Il peut également s’agir d’un envoi sous forme de télécopie ou de courrier électronique. Dans le cas d’envoi électronique, il conviendra qu’il soit établi que les conseillers sont effectivement équipés de l’installation nécessaire à leur réception et qu’ils ont été préalablement informés de ce mode de convocation.

     A propos d’un envoi de convocations par courrier électronique, le juge a considéré que « dès lors qu’il est établi que les convocations sont ainsi parvenues aux conseillers municipaux trois jours au moins avant le jour de la réunion […], la circonstance que ceux-ci n’auraient pas expressément accepté le choix d’un envoi dématérialisé est, en tout état de cause, sans incidence » (CAA Lyon, 3 avril 2012, n° 11LY00353).

     Enfin, bien que la loi ne l’impose pas, l’envoi avec accusé de réception (et système de contrôle de lecture des messages pour les courriels), qu’il soit fait par voie postale ou sous forme dématérialisée est une précaution, facultative, permettant à l’EPCI de s’assurer de la transmission des documents en temps voulu et au président de se prémunir contre d’éventuelles contestations (Rép. Min. n° 32944, JO AN du 30 décembre 2008 ; Rép. Min n° 40854, JO AN du 19 mai 2009). Le recours à un accusé de réception « est recommandé comme élément de preuve en cas de contestation » et peut être mis en place par les services informatiques lorsque la convocation est adressée sous forme dématérialisée (Rép. Min. n° 57073, J.O.A.N. du 5 janvier 2010).

    Par ailleurs, afin de garantir la valeur juridique du document, il convient de le soumettre à une signature numérique (appelée aussi signature électronique). Une réponse ministérielle prévoit, en effet, en ce sens « que le courriel n’est correctement identifié que par l’utilisation de la signature électronique », laquelle « garantit l’identité de l’émetteur et le contenu du message » (Rép. Min. n° 65117, JO AN du 31 janvier 2006).

    De plus, il est loisible à l’EPCI de mettre à disposition des conseillers la convocation accompagnée des éléments d’information complémentaires sur un site Internet ou Intranet sécurisé. Néanmoins, il convient de préciser que la seule mise à disposition de la convocation et de la note explicative de synthèse sur un site Internet ou Intranet n’est pas autorisée par la législation en vigueur, et cela, même en cas d’accord exprès de l’assemblée délibérante. Cette modalité de remise contreviendrait à l’obligation de remettre la convocation directement aux conseillers, celle-ci étant portable et non quérable. Cette modalité de mise à disposition ne peut que compléter un envoi direct et personnel à l’élu et non s’y substituer (Rép. Min. n° 77703, JO AN du 29 juin 2010).

     La convocation doit être adressée personnellement à chaque conseiller en exercice (CE, 30 octobre 1931, Marcangeli).

    Elle doit être transmise au domicile des conseillers sauf s’ils font le choix d’une autre adresse (article L.2121-10).

    La méconnaissance de cette règle est de nature à entacher d’illégalité les délibérations prises par l’assemblée délibérante (CE, 9 mars 2007, n° 290687 ; CAA Versailles, 29 octobre 2009, n ° 08VE02980), et cela, alors même que les conseillers concernés auraient été présents ou représentés lors de la séance (CE n° 290687).

    Dans la mesure où les contestations relatives aux modalités de convocation peuvent avoir pour conséquence l’annulation par le juge administratif des délibérations prises par l’assemblée délibérante à la suite d’une convocation considérée comme irrégulière, il est recommandé à l’exécutif de décider en accord avec les conseillers des modalités des convocations et de recueillir leur choix en ce qui concerne leur adresse de distribution (Rép. Min. n° 4353, JO Sénat du 31 octobre 2013), laquelle peut être la mairie ou le siège de l’EPCI (CE n° 290687 précité). 

     La convocation doit être publiée : toute convocation de l’assemblée délibérante doit être mentionnée au registre des délibérations, et affichée ou publiée (article L.2121-10).

    Les articles R.2121-7 et L.5211-1 du CGCT imposent que l’affichage soit fait à la porte du siège de l’EPCI. Lorsque le siège de l’EPCI est situé à la mairie d’une commune, le président doit disposer d’un panneau destiné à l’affichage officiel de l’EPCI (Rép. Min. n° 98, J.O.A.N. du 25 septembre 2007). Par ailleurs, le juge a considéré qu’était valable l’affichage de la convocation sous le porche d’entrée même si l’accès à ce lieu n’est possible qu’aux heures d’ouverture des services (TA Paris, 26 avril 2000, n° 9712067/4).

    Les formalités de publicité de la convocation ne sont pas prescrites à peine de nullité et leur méconnaissance n’entraîne pas la nullité des délibérations prises (CE, 27 octobre 1976, n° 97689 ; CE, 22 mars 1993, n° 112595).

     Le contenu de la convocation

    La convocation doit donner toutes indications utiles sur les modalités principales de la réunion.

     Il s’agit essentiellement des informations suivantes :

     

    •  Le lieu de la réunion. La réunion de l’assemblée a lieu au siège social de l’EPCI ou dans un lieu d’une des communes membres (article L.5211-11).
    •  Le jour et l’heure de la séance. Cette mention est nécessaire mais son omission n’entache pas automatiquement d’illégalité la convocation. Un arrêt a ainsi admis qu’était régulière la convocation adressée à un conseiller municipal sans indication de l’heure, dès lors que l’intéressé avait été informé ultérieurement de celle-ci (CE, 24 octobre 1980, n° 21319).
    •  L’ordre du jour des questions soumises au comité, qui doit figurer obligatoirement sur la convocation. Il s’agit d’une formalité substantielle dont le non respect entraîne l’annulation automatique de la délibération (CE, 27 mars 1991, n° 76036)
    •  Dans les EPCI comportant au moins une commune de 3.500 habitants et plus, elle doit en outre comporter une note de synthèse sur les affaires soumises à délibération (article L.2121-12).

     

    Ce document doit être adressé dans les mêmes délais que la convocation. Le défaut d’envoi de cette note ou son insuffisance entache d’irrégularité les délibérations prises (CAA Nantes du 13 février 2015, n° 14NT00028,  et CE du 7 avril 2016, n° 381168).

     Tout changement d’un des éléments de la convocation, comme une modification de la date ou de l’heure de la séance, doit donner lieu à une nouvelle convocation respectant les formes et les délais prescrits (CE, 19 avril 1985, n° 59896), à moins qu’il ne s’agisse que d’un léger report d’horaire, par exemple d’une heure (CE, 6 janvier 1967, n° 68737). Encore faut-il, dans ces circonstances, qu’un motif sérieux justifie ce report et qu’il n’ait pas été de nature à altérer les résultats de la séance (CE, 20 avril 1988, n° 72675 : dans cette affaire, les conditions dans lesquelles avait été décidé le report d’une heure de la séance avaient amené certains conseillers, qui n’avaient pas été avertis, à considérer que la réunion était ajournée et à s’en aller).

     Les délais

     Règles de base

    La convocation doit être adressée aux élus trois jours au moins avant celui de la réunion pour les EPCI comportant uniquement des communes de moins de 3 500 habitants (article L.2121-11). 

    Dans le cas des EPCI comprenant au moins une commune de 3 500 habitants et plus, ce délai est fixé à cinq jours (article L.2121-12).

    Ces délais de trois et cinq jours étant des délais minimum, rien ne s’oppose à ce que les convocations soient envoyées dans des conditions telles qu’un délai plus long à celui de trois ou cinq jours séparera la date de convocation de celle de la réunion.

    Si, après une première convocation, le quorum n’a pas été atteint, l’assemblée délibérante est convoqué par le président trois jours au moins après la première convocation. Il délibère alors valablement sans condition de quorum (article L.2121-17).

    Ces règles de délai s’appliquent non seulement à la convocation à proprement parler, mais également à l’ensemble des documents qui lui sont associés (ordre du jour ou pièces jointes comme la note de synthèse).

     Ce délai peut être réduit en cas d’urgence, « sans toutefois être inférieur à un jour franc » (articles L.2121-11 et L.2121-12).

     Il y a urgence lorsqu’il apparaît nécessaire dans l’intérêt d’une bonne administration des affaires intercommunales, qu’une question fasse l’objet d’une délibération en un jour plus proche que celui qui résulterait de l’application du délai de trois ou cinq jours francs. Des motifs précis doivent donc être allégués pour justifier de cette urgence (CE, 9 octobre 1963, Société immobilière d’investissement). La réalité de cette urgence fait d’ailleurs l’objet de contrôles.

    Le juge a ainsi considéré que l’urgence était reconnue pour :

    - faire voter au mois de juillet un budget qui aurait dû l’être dès la fin de l’année précédente (CE, 21 février 1936, Hublot) ;

    - faire examiner un jugement rendu en premier ressort et effectivement notifié de telle sorte que le délai d’appel est en cours (CE, 29 octobre 1969, n° 72791).

    Calcul du délai

    Ce délai est un « délai franc », cela signifie que, selon les cas, trois ou cinq jours entiers doivent séparer l’envoi des convocations et la date de la séance. Dès lors, dans le calcul de ce délai, ne doivent être pris en compte ni le jour de l’envoi de la convocation ni celui de la réunion.

    Il doit, en fait, obligatoirement s’écouler trois fois (ou cinq fois) vingt-quatre heures comptées de minuit à minuit, entre le jour de l’envoi de la convocation et celui de la séance.

    Autrement dit, le délai franc ne commence à courir que le lendemain du jour où la convocation est adressée aux conseillers et n’expire que le lendemain du jour où les trois ou cinq jours sont passés : un délai de trois ou cinq jours entiers doit être compté entre la date d’envoi et la date de réunion.

     Si les convocations sont adressées par courrier, la date de l'expédition à retenir pour le décompte du délai cinq jours francs est celle indiquée par le cachet du bureau postal de départ, même si le pli y a été déposé à une date antérieure – ce qui pourra notamment arriver si le dépôt a lieu un dimanche ou jour férié (CE, 19 mars 1969, commune de Doullens).

    Si les convocations sont déposées au domicile des intéressés par un agent de l’EPCI, c'est la date à laquelle cette opération a été effectuée qui sera prise en compte (CE, 19 juin 1992, n° 99964).

    Il est important de souligner que les règles de délai exposées précédemment s’appliquent de manière invariable, « alors même qu’un samedi, un dimanche (ou) un jour férié (sont) compris dans la période » séparant l’envoi des convocations de la réunion du conseil. En particulier, l’expiration du délai un samedi, un dimanche ou un jour férié n’entraîne pas sa prorogation jusqu’au premier jour ouvrable suivant, par dérogation aux règles de l’article 642 du nouveau code de procédure civile qui ne sont, selon le juge, pas applicables au délai de convocation du conseil municipal (CE, 13 octobre 1993, n° 141677).

     

    Exemples :

     

    Dans un EPCI comprenant uniquement des communes de moins de 3 500 habitants, pour une réunion le 15 avril 2017, la convocation respectera le délai de trois jours francs si elle est remise aux services postaux le 11 avril 2017.

     

    • Vendredi 11 avril : date d’envoi de la convocation, cachet de la poste sur le pli
    • Samedi 12 avril : jour 1
    • Dimanche 13 avril : jour 2
    • Lundi 14 avril : jour 3 ð le délai franc de 3 jours est respecté
    • Mardi 15 avril : tenue de la séance de l’assemblée délibérante

     

     Dans un EPCI comprenant au moins une commune de plus de 3 500 habitants, pour une réunion le 15 avril 2017, la convocation respectera le délai de cinq jours francs si elle est remise aux services postaux le 9 avril 2017.

     

    • Mercredi 9 avril : date d’envoi de la convocation, cachet de la poste sur le pli
    • Jeudi 10 avril : jour 1
    • Vendredi 11 avril : jour 2
    • Samedi 12 avril : jour 3
    • Dimanche 13 avril : jour 4
    • Lundi 14 avril : jour 5 ð le délai franc de 5 jours est respecté
    • Mardi 15 avril : tenue de la séance de l’assemblée délibérante

     

    Les autres délais particuliers

    Le président est tenu de convoquer l’assemblée délibérante à la demande du préfet, du tiers ou de la moitié des membres du comité (cf. supra).

    Le délai de convocation est alors de trente jours maximum.

    Le préfet peut toutefois abréger ce délai en cas d’urgence (article L.2121-9).

     Par ailleurs, en matière de délégation de gestion de service public, les documents sur lesquels se prononce l’assemblée délibérante sont transmis aux élus au moins quinze jours à l’avance (article L.1411-7). 

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    Pour en savoir plus : 

    Modalités de convocation des assemblées délibérantes  - ATD Actualité n° 273 - septembre 2017

     

     

    Paru dans :

    Conseil en diagonale n°13

    Date :

    1 novembre 2016

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