Comment organiser la suppléance lorsque le maire s’absente ?
- La notion d’absence
- La suppléance de droit du maire
- La suppléance organisée par délégation de fonction
- La signature des actes dans le cadre de la suppléance
La suppléance permet au maire d’être remplacé par un autre élu lors d’une absence ponctuelle.
L’article L.2122-17 du CGCT (code général des collectivités territoriales) organise la suppléance de droit du maire.
Toutefois, la jurisprudence admet que le maire puisse également l’organiser en donnant délégation à un adjoint pour le remplacer le temps de son absence (article L.2122-18 du CGCT).
Cet article rappelle la procédure applicable selon que la suppléance est organisée ou de droit.
La notion d’absence
La notion d'absence a été posée par le Commissaire du gouvernement Riboulet (concl. CE du 22 décembre 1911, Legrand, Rec. Lebon p. 1222) qui précise que « l'absence ne motivera la suppléance de droit que dans les strictes limites où elle constitue un empêchement à l'exercice, par le maire, des fonctions municipales ».
La notion d'absence, se définit donc comme étant une situation d'éloignement momentanée du maire ne lui permettant pas d'exercer convenablement ses fonctions.
Un autre arrêt du Conseil d'Etat précise qu'il faut prendre en compte la situation de la commune et l'éloignement du maire. L'absence n'est déclarée que si le maire ne peut pas être joint facilement ou si, en tout état de cause, son éloignement ne lui permet pas d'agir par lui-même (CE, 18 mars 1996, n° 140860).
On peut en déduire que lorsque le maire est en réunion ou à son domicile, il n’est pas considéré comme absent. Par contre, un voyage à l’étranger sera interprété comme une absence.
La suppléance de droit du maire
L’article L.2122-17 du CGCT organise la suppléance qui permet d’éviter toute carence dans l’administration communale : «En cas d’absence, de suspension, de révocation ou de tout autre empêchement, le maire est provisoirement remplacé, dans la plénitude de ses fonctions, par un adjoint, dans l’ordre des nominations et, à défaut d’adjoint, par un conseiller municipal désigné par le conseil ou, à défaut, pris dans l’ordre du tableau».
Ainsi, le suppléant ne peut remplacer le maire que pour des actions qui sont indispensables à la bonne marche de l’administration et qui ne peuvent pas attendre l’intervention du maire. On dit que le suppléant ne peut qu’expédier les affaires courantes (CE, 20 janvier 1926, Lajous).
Cela signifie que l’adjoint suppléant a, dans ce cas, une compétence générale opposée aux compétences limitées qui peuvent lui être accordées en vertu d’un arrêté de délégation assistance, par lequel le maire « se décharge » de certaines de ses fonctions pour alléger sa tâche.
La suppléance a donc pour seul objet d’éviter la carence de l’autorité municipale.
C’est pourquoi il appartient « au premier adjoint de prendre tous les actes nécessaires à la bonne marche de l'administration municipale dont l'intervention, au moment où elle s'impose normalement, serait rendue impossible par cette absence ou cet empêchement » (CE, 1er octobre 1993, Bonnet et autres).
En revanche, il n’est pas habilité à prendre les décisions qui peuvent attendre le retour du maire (CAA Paris, 5 août 2004 :impossibilité pour l’adjoint suppléant de délivrer un permis de construire compte tenu du délai d’instruction du permis et de la date de retour du maire).
De façon générale, l’adjoint remplace le maire tant comme agent de la commune que comme agent de l’Etat (CE nos 73426 et 73426, 18 juin 1969).
Il a notamment compétence pour convoquer le conseil municipal (CE n° 67767, 25 juillet 1986, Elections du maire de Clichy) et pour modifier l’ordre du jour du conseil municipal qu’il préside (CAA Douai n° 02DA00178, 30 décembre 2003).
La suppléance organisée par délégation de fonction
Le juge admet que le maire puisse organiser sa suppléance en donnant délégation à un adjoint pour le remplacer le temps de son absence, en s’appuyant sur l’article L.2122-18 du CGCT relatif aux délégations de fonction, à condition que la délégation ne soit pas générale mais porte sur des matières précisément définies (CAA Marseille, 12 janvier 2012, n° 10MA00918 : « les dispositions de l'article L.2122-18 n'ont ni pour objet ni pour effet d'interdire au maire de déléguer une partie de ses fonctions, dans des domaines déterminés, à un adjoint particulier en cas d'absence ou d'empêchement temporaire et de déroger, ainsi, au régime de droit commun régi par l'article L.2122-17 qui prévoit, dans ces circonstances, son remplacement provisoire par un adjoint choisi dans l'ordre du tableau »).
Cela permet à l’adjoint désigné de signer tous les actes qu’aurait pu signer le maire dans les matières déléguées, et non de s’en tenir à gérer les affaires courantes comme la suppléance automatique l’y autorise.
La signature des actes dans le cadre de la suppléance
Lorsque l’adjoint signe des documents, il doit préciser sa qualité et dans quel cadre il appose cette signature.
Ainsi, il doit indiquer en apposant sa signature la mention suivante, pour la suppléance de droit : « Pour le maire empêché », et pour une suppléance par délégation : « Par délégation ».
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