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    Quelles sont les règles de convocation de l'assemblée délibérante ?

    Article

    La loi fixe les conditions dans lesquelles le conseil municipal doit être convoqué.
    La jurisprudence a été amenée à préciser les modalités et les conséquences juridiques du non-respect de ces règles.

    1. L’initiative de la convocation
      1. Le principe : la compétence du maire
      2. Les exceptions au principe de la compétence du maire
      3. Convocation sur demande impérative
      4. Convocation par les adjoints
    2. Les règles de forme de la convocation
      1. Le contenu de la convocation
      2. Les délais
      3. Calcul du délai
      4. Les autres délais particuliers
    3. Complément de lecture

    L’initiative de la convocation

     


    Comme pour toutes les assemblées, la responsabilité de la convocation appartient au président, en l’occurrence le maire.
    Toutefois, des circonstances exceptionnelles justifient des entorses à ce principe.

    Le principe : la compétence du maire


    L’article L.2121-10 pose le principe selon lequel « toute convocation est faite par le maire ».
    Cette compétence de principe est confirmée et généralisée par l’article L.2121-9 aux termes duquel « le maire peut réunir le conseil municipal chaque fois qu’il le juge utile ».

    C’est donc le maire qui fixe souverainement le jour et l’heure de la séance, y compris le cas échéant dans des périodes qui peuvent ne pas convenir aux conseillers municipaux (TA Amiens, 9 février 1988, Juris-Data n° 1988-051331 : aucune disposition législative ou réglementaire n’interdit au maire de réunir le conseil municipal pendant le mois d’août alors même que les services de la mairie sont fermés et que deux conseillers sont absents pour cause de vacances).

    Toute convocation, même adressée selon une procédure régulière, qui serait faite par une autre autorité, entraînerait l’irrégularité de la délibération du conseil municipal (CE, 23 juin 1993, n° 141488).

    A noter : en cas de décès, révocation, suspension, absence ou empêchement du maire, le premier adjoint a compétence pour envoyer des convocations au lieu et place du maire (CE, 25 juillet 1986, n° 67767).

    Les exceptions au principe de la compétence du maire


    Plusieurs circonstances peuvent cependant justifier des exceptions au principe de la compétence du maire.

    Convocation par l’ancien maire en cas de renouvellement général des conseils municipaux
    En application de l’article L.2121-7 alinéa 2, « lors du renouvellement général des conseils municipaux, la première réunion se tient de plein droit au plus tôt le vendredi et au plus tard le dimanche suivant le tour de scrutin à l'issue duquel le conseil municipal a été élu au complet ».
    Dans ce cas, la convocation est faite par l’ancien maire, celui-ci continuant à exercer ses fonctions jusqu’à l’installation du nouveau conseil (article L.2122-15 alinéa 2) ou, en cas d’empêchement, par l’adjoint ou le conseiller qui le remplace.

     

    Convocation sur demande impérative


    Selon l’article L.2121-9 alinéa 2 le maire est tenu de convoquer le conseil municipal « dans un délai maximal de trente jours quand la demande motivée lui en est faite par le représentant de l'Etat dans le département ou par le tiers au moins des membres du conseil municipal en exercice dans les communes de 1 000 habitants et plus et par la majorité des membres du conseil municipal dans les communes de moins de 1 000 habitants.».

    Lorsque le conseil municipal ou le préfet somme le maire de convoquer le conseil municipal, il doit alors motiver sa demande, c’est-à-dire préciser l’objet de la réunion et les raisons pour lesquelles il y a lieu de délibérer immédiatement sur le sujet sans attendre la prochaine réunion.

    Lorsqu’une telle demande (qu’elle émane des conseillers municipaux ou du préfet) lui est faite, le maire doit y déférer, et ne dispose à cet effet que d’un délai maximum de trente jours (article L.2121-9 alinéa 2).
    Ce délai est calculé à compter du dépôt à la mairie de la demande ou de la réception de la demande du préfet. Ce dernier peut d’ailleurs abréger ce délai en cas d’urgence (article L.2121-9 alinéa 3).
    Le délai a pour terme la réunion elle-même du conseil municipal, non l’envoi des convocations (CE Ass., 26 novembre 1976, nos 97328 98256 98259 99036 00108 00565).

    Le refus du maire de convoquer est illégal si les conditions requises pour que la réunion ait lieu sont réunies, le maire n’ayant alors aucun pouvoir d’appréciation de l’opportunité d’une telle réunion. Ce refus est une décision susceptible de recours, et même de suspension par le juge (CE, 5 mars 2001, n° 230045).
    De même, il ne peut refuser de réunir le conseil à la demande de l’opposition en invoquant l’illégalité des délibérations à intervenir (TA Amiens, 29 novembre 2010, n° 1003140).

     

    Convocation par les adjoints


    Les adjoints disposent également d’une compétence exceptionnelle s’agissant de la convocation du conseil municipal en cas de suppléance.
    En effet, en cours de mandat, en cas d’absence, de suspension, de révocation ou de tout autre d’empêchement du maire, la convocation est faite par le premier adjoint (CE, 25 juillet 1986, n° 68309). En cas d’empêchement de ce dernier, la convocation est effectuée par « un adjoint, dans l’ordre des nominations et, à défaut d’adjoint, par un conseiller municipal désigné par le conseil ou, à défaut, pris dans l’ordre du tableau » (article L.2122-17).
    De plus, en cas de démission définitive du maire, il appartient au premier adjoint et non au doyen d’âge de convoquer le conseil municipal (CE, 25 juillet 1986, n° 67767).

     

    Les règles de forme de la convocation


    Toute réunion doit être précédée d’une convocation (article L.2121-10). Il s’agit-là d’une formalité substantielle dont la méconnaissance est de nature à entacher d’illégalité l’ensemble des délibérations adoptées lors de la séance (TA Grenoble, 21 février 1995, n° 924345).
    Le CGCT détermine avec précisions les règles applicables en la matière.

    Forme et publicité
    La convocation doit être faite par le maire.
    Elle est «… transmise de manière dématérialisée ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse » (article L.2121-10).

    Bien que la loi ne l’impose pas, l’envoi avec accusé de réception (et système de contrôle de lecture des messages pour les courriels), qu’il soit fait par voie postale ou sous forme dématérialisée est une précaution, facultative, permettant à la mairie de s’assurer de la transmission des documents en temps voulu et au maire de se prémunir contre d’éventuelles contestations (Rép. Min. n° 32944, JO AN du 30 décembre 2008 ; Rép. Min n° 40854, JO AN du 19 mai 2009).
    Par ailleurs, afin de garantir la valeur juridique du document, il convient de le soumettre à une signature numérique (appelée aussi signature électronique). Une réponse ministérielle prévoit, en effet, en ce sens « que le courriel n’est correctement identifié que par l’utilisation de la signature électronique », laquelle « garantit l’identité de l’émetteur et le contenu du message » (Rép. Min. n° 65117, JO AN du 31 janvier 2006).

    Elle doit être publiée : toute convocation du conseil municipal doit être mentionnée au registre des délibérations, et affichée ou publiée (article L.2121-10).
    L’article R.2121-7 du CGCT impose que l’affichage soit fait à la porte de la mairie mais le juge a considéré qu’était valable l’affichage de la convocation sous le porche d’entrée même si l’accès à ce lieu n’est possible qu’aux heures d’ouverture de la mairie (TA Paris, 26 avril 2000, n° 9712067/4).
    Les formalités de publicité de la convocation ne sont pas prescrites à peine de nullité et leur méconnaissance n’entraîne pas la nullité des délibérations prises (CE, 27 octobre 1976, n° 97689 ; CE, 22 mars 1993, n° 112595).

    Le contenu de la convocation


    La convocation doit donner toutes indications utiles sur les modalités principales de la réunion.

    Il s’agit essentiellement des informations suivantes :
    - Le lieu de la réunion : il s’agit en principe de la mairie (cf. infra complément d’informations). Dans le cas d’une commune nouvelle le dernier alinéa de l’article L.2121-7 précise que, le conseil municipal peut décider qu'une ou plusieurs de ses réunions auront lieu dans une ou plusieurs annexes de la mairie, sous réserve que, chaque année, au moins deux de ses réunions se tiennent à la mairie de la commune nouvelle. Le public est avisé de cette décision par tout moyen de publicité au choix du maire, au minimum quinze jours avant la tenue de ces réunions.
    - Le jour et l’heure de la séance.
    Toutefois, un arrêt a cependant admis qu’était régulière la convocation adressée à un conseiller municipal sans indication de l’heure, dès lors que l’intéressé avait été informé ultérieurement de celle-ci (CE, 24 octobre 1980, n° 21319).
    - L’ordre du jour des questions soumises au conseil, qui doit figurer obligatoirement sur la convocation.
    Il s’agit d’une formalité substantielle dont le non respect entraîne l’annulation automatique de la délibération (CE, 27 mars 1991, n° 76036) (cf. question n° 11 : « Comment favoriser l’information et la participation des conseillers municipaux ? »).
    - Dans les communes de 3.500 habitants et plus, elle doit en outre comporter une note de synthèse sur les affaires soumises à délibération (article L.2121-12).
    Cette exigence s’applique également aux communes de moins de 3 500 habitants lorsqu’une délibération porte sur une installation mentionnée à l’article L511-1 du code de l’environnement, telles que, par exemple, les usines, les dépôts ou les chantiers qui peuvent présenter un danger (dernier alinéa L2121-12).
    Ce document doit être adressé dans les mêmes délais que la convocation (cf. question n° 11 : « Comment favoriser l’information et la participation des conseillers municipaux ? »).

    Tout changement d’un des éléments de la convocation, comme une modification de la date ou de l’heure de la séance, doit donner lieu à une nouvelle convocation respectant les formes et les délais prescrits (CE, 19 avril 1985, n° 59896), à moins qu’il ne s’agisse que d’un léger report d’horaire, par exemple d’une heure (CE, 6 janvier 1967, n° 68737). Encore faut-il, dans ces circonstances, qu’un motif sérieux justifie ce report et qu’il n’ait pas été de nature à altérer les résultats de la séance (CE, 20 avril 1988, n° 72675 : dans cette affaire, les conditions dans lesquelles avait été décidé le report d’une heure de la séance avaient amené certains conseillers, qui n’avaient pas été avertis, à considérer que la réunion était ajournée et à s’en aller).

    Les délais

    Règles de base
    La convocation doit être adressée aux conseillers municipaux trois jours au moins avant celui de la réunion pour les communes de moins de 3 500 habitants (article L.2121-11).
    Dans le cas des communes de 3 500 habitants et plus, ce délai est fixé à cinq jours (article L.2121-12), sauf pour l’élection du nouveau maire où il est de trois jours (CE, 28 décembre 2001, n° 237214).
    Ces délais de trois et cinq jours étant des délais minimum, rien ne s’oppose à ce que les convocations soient envoyées dans des conditions telles qu’un délai plus long à celui de trois ou cinq jours séparera la date de convocation de celle de la réunion.
    Si, après une première convocation, le quorum n’a pas été atteint, le conseil municipal est convoqué par le maire trois jours au moins après la première convocation. Il délibère alors valablement sans condition de quorum (article L.2121-17).
    Ces règles de délai s’appliquent non seulement à la convocation à proprement parler, mais également à l’ensemble des documents qui lui sont associés (ordre du jour ou pièces jointes comme la note de synthèse).

    Ce délai peut être réduit en cas d’urgence, « sans toutefois être inférieur à un jour franc » (articles L.2121-11 et L.2121-12).


    Il y a urgence lorsqu’il apparaît nécessaire dans l’intérêt d’une bonne administration des affaires communales, qu’une question fasse l’objet d’une délibération en un jour plus proche que celui qui résulterait de l’application du délai de trois ou cinq jours francs. Des motifs précis doivent donc être allégués pour justifier de cette urgence (CE, 9 octobre 1963, Société immobilière d’investissement).
    Le juge a ainsi considéré que l’urgence était reconnue pour :
    - faire voter au mois de juillet un budget qui aurait dû l’être dès la fin de l’année précédente (CE, 21 février 1936, Hublot) ;
    - faire examiner un jugement rendu en premier ressort et effectivement notifié de telle sorte que le délai d’appel est en cours (CE, 29 octobre 1969, n° 72791) ;
    - l’élection d’un nouveau maire en raison de la proximité d’élections régionales (CE, 20 mai 1994, n° 147556 : convocation d’urgence pour une réunion du conseil municipal le 27 janvier, les élections ayant lieu le 31 janvier).

    En revanche, l’urgence n’est pas reconnue pour :
    - l’élection d’un nouveau maire quand la seule raison invoquée est la commodité personnelle de deux conseillers appelés à se déplacer le lendemain (CE, 31 décembre 1976, Sampolo) ;
    - l’approbation, en dehors de toute circonstance particulière, d’une convention entre la commune et une société immobilière (CE, 9 octobre 1963, Société immobilière d’investissement précité).

    La réalité de cette urgence fait d’ailleurs l’objet de contrôles :
    - d’abord, le maire doit « rendre compte » au conseil municipal des motifs qui lui ont paru de nature à abréger ce délai (articles L.2121-11 et L.2121-12), l’inobservation de cette formalité constituant un vice de procédure que la circonstance, selon laquelle le conseil a malgré tout accepté de tenir séance et de délibérer sur les questions soumises, ne couvre pas (TA Poitiers, 25 mai 1988, Juris-Data n° 1988-051332 ; TA Orléans, 23 avril 1992, n° 89975, Juris-Data n° 1992-043056).
    - ensuite, le conseil municipal doit se prononcer sur l’urgence : aussitôt que le maire lui a rendu compte de la convocation en urgence, le conseil municipal doit en délibérer et se prononcer sur l’urgence ; s’il n’approuve pas l’initiative du maire, il peut décider le renvoi de la discussion à une séance ultérieure (articles L.2121-11 et L.2121-12), pour laquelle le maire convoquera alors la réunion en la forme ordinaire.
    - enfin, le tribunal administratif, s’il est saisi, contrôle l’urgence : s’il considère que l’urgence n’est pas reconnue, la convocation est irrégulière et la délibération prise au cours de la séance illégale (CE, 31 décembre 1976, Sampolo précité : s’il s’agit de l’élection du maire et des adjoints, alors l’élection sera annulée).

     

    Calcul du délai


    Ce délai est un « délai franc », cela signifie que, selon les cas, trois ou cinq jours entiers doivent séparer l’envoi des convocations et la date de la séance. Dès lors, dans le calcul de ce délai, ne doivent être pris en compte ni le jour de l’envoi de la convocation ni celui de la réunion.
    Il doit, en fait, obligatoirement s’écouler trois fois (ou cinq fois) vingt-quatre heures comptées de minuit à minuit, entre le jour de l’envoi de la convocation et celui de la séance.
    Autrement dit, le délai franc ne commence à courir que le lendemain du jour où la convocation est adressée aux conseiller et n’expire que le lendemain du jour où les trois ou cinq jours sont passés : un délai de trois ou cinq jours entiers doit être compté entre la date d’envoi et la date de réunion.
    Si les convocations sont adressées par courrier, la date de l'expédition à retenir pour le décompte du délai cinq jours francs est celle indiquée par le cachet du bureau postal de départ, même si le pli y a été déposé à une date antérieure – ce qui pourra notamment arriver si le dépôt a lieu un dimanche ou jour férié (CE, 19 mars 1969, commune de Doullens).
    Si les convocations sont déposées au domicile des intéressés par un agent de la commune, c'est la date à laquelle cette opération a été effectuée qui sera prise en compte (CE, 19 juin 1992, n° 99964).
    Il est important de souligner que les règles de délai exposées précédemment s’appliquent de manière invariable, « alors même qu’un samedi, un dimanche (ou) un jour férié (sont) compris dans la période » séparant l’envoi des convocations de la réunion du conseil. En particulier, l’expiration du délai un samedi, un dimanche ou un jour férié n’entraîne pas sa prorogation jusqu’au premier jour ouvrable suivant, par dérogation aux règles de l’article 642 du nouveau code de procédure civile qui ne sont, selon le juge, pas applicables au délai de convocation du conseil municipal (CE, 13 octobre 1993, n° 141677).

     

    Les autres délais particuliers

    Le maire est tenu de convoquer le conseil municipal à la demande du préfet, du tiers ou de la moitié des membres du conseil (cf. supra).
    Le délai de convocation est alors de trente jours maximum.
    Le préfet peut toutefois abréger ce délai en cas d’urgence (article L.2121-9).

    Par ailleurs, en matière de délégation de gestion de service public, les documents sur lesquels se prononce le conseil sont transmis aux conseillers au moins quinze jours à l’avance (article L.1411-7).

    Complément de lecture

    Lieu de réunion du conseil municipal
    L’article L.2121-7 pose le principe selon lequel « le conseil municipal se réunit et délibère à la mairie de la commune ».
    Deux aménagements à ce principe sont toutefois envisageables :
    - Le conseil municipal « peut également se réunir et délibérer, à titre définitif, dans un autre lieu », sous réserve toutefois de respecter plusieurs conditions cumulatives.
    - L’article L.2121-7 impose ainsi que cet autre lieu soit nécessairement situé sur le territoire de la commune et qu’il ne contrevienne pas au principe de neutralité. Il énonce également deux conditions relatives à l’accessibilité et la sécurité des lieux, ainsi qu’à la nécessité de pouvoir assurer la publicité des séances.
    D’autre part, la jurisprudence a également reconnu la possibilité de déroger à la tenue du conseil municipal en mairie à titre exceptionnel. Pour ce faire, il est nécessaire que soit invoqué un motif valable dûment justifié par des circonstances exceptionnelles.
    Tel peut être le cas, par exemple, lorsque la salle du conseil ne permet pas d’assurer l’accueil du public pour des raisons de sécurité et que des travaux d’agrandissement de la mairie ont été entrepris pour réaliser une extension de la salle du conseil (CE, 1er juillet 1998, n° 187491).
    A l’inverse, un motif fondé sur la volonté de permettre à un plus large public d’assister aux séances a pu conduire le juge administratif à annuler les délibérations d’un conseil municipal réuni en un lieu autre que la mairie (TA Lyon, 10 mars 2005, n° 031204).

    - Dans une commune nouvelle, le conseil municipal peut décider qu’une ou plusieurs de ses réunions auront lieu dans une ou plusieurs annexes de la mairie, sous réserve que, chaque année, au moins deux de ses réunions se tiennent à la mairie de la nouvelle commune. Le public doit être avisé de cette décision par tout moyen de publicité au choix du maire, au minimum 15 jours avant la tenue de ces réunions (article L.2121-7).

    - La tenue des réunions de l’organe délibérant d’un EPCI à fiscalité propre par téléconférence :
    L’article L.5111-11-1 permet au président d’un EPCI à fiscalité propre d’organiser la réunion de l’organe délibérant par téléconférence, sauf pour l’adoption du budget primitif et pour l’élection du président, du bureau ou des délégués aux EPCI, ou la désignation des délégués de l’EPCI à fiscalité propre au sein d’organismes extérieurs.

     



    Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.

    Paru dans :

    Conseil en diagonale n°12

    Date :

    1 mars 2020

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