La tenue des registres des délibérations et des arrêtés
6 juin 2024
Les registres des délibérations et des arrêtés des communes et des EPCI doivent respecter des règles en matière de présentation matérielle.
Les modalités de tenue de ces registres sont prévues par le code général des collectivités territoriales et la circulaire n°IOCB1032174 C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements. Ces dispositions s’appliquent également aux EPCI en vertu de l’article L.5211-1 du CGCT (code général des collectivités territoriales).
Les registres de la collectivité
Les communes et EPCI doivent disposer d’un registre des délibérations et d’un registre des arrêtés
Il est toutefois possible de regrouper l’ensemble de ces documents dans un registre unique, appelé « Registre de la mairie ». Cette possibilité est surtout adaptée aux petites communes qui ont un faible volume de documents à conserver.
Dans une telle hypothèse, il conviendra de bien indiquer sur la page de titre le contenu de ce registre : dates extrêmes des délibérations, des arrêtés et des actes de publication et de notification.
La circulaire NOR : IOCB1032174C du 14 décembre 2010 indique que ces dispositions ne concernent que les documents originaux. Aussi, il n’est pas nécessaire de relier les exemplaires des documents qui sont retournés à la commune par le service du contrôle de légalité de la préfecture.
Le registre des délibérations
Sont reportés dans le registre des délibérations les documents suivants :
- les délibérations du conseil municipal,
- les décisions prises par le maire ou le président par délégation de l’assemblée délibérante ou par un adjoint (ou vice-président) ou un conseiller municipal par subdélégation.
Lorsque l’assemblée délibérante donne délégation au maire ou au président, toutes les décisions qu’il prend doivent être inscrites dans le registre des délibérations. Il en est de même des décisions prises par un adjoint (ou vice-président) ou un conseiller municipal par subdélégation (article R.2122-7-1 du CGCT).
Les feuillets transcrivant ces décisions doivent indiquer le nom de la commune et la nature de ces actes. Ils sont insérés dans le registre par ordre de date dans les mêmes conditions que pour les délibérations.
Le registre des arrêtés
Sont reportés dans le registre des arrêtés, les actes suivants du maire ou du président :
- les arrêtés du maire ou du président,
- les actes de publication et de notification pris par le maire ou le président en application de l’article L.2131-1 du CGCT qui dispose que « le maire certifie, sous sa responsabilité, le caractère exécutoires » des actes pris par les autorités communales.
Les modalités de tenue des registres
Le type de papier et d’impression
Les registres doivent être constitués de feuillets de papier permanent. De plus, l’encre d’impression (imprimante laser) doit être stable dans le temps et neutre (voir annexe de la circulaire du 14 décembre 2010).
Il convient d’utiliser un papier de couleur blanche de format A4 et A3.
L’interdiction du collage
La prohibition du collage a pour conséquence d’imposer aux communes des registres avec des feuillets mobiles. Il n’est donc plus possible d’imprimer les actes et de les coller dans les registres (article R. 2121-9 du CGCT).
Il faut désormais imprimer directement sur le feuillet qui sera relié dans les registres. Ce procédé a pour but une meilleure conservation des registres.
Reliure des registres
La reliure des registres est désormais obligatoire, selon les mêmes caractéristiques techniques que celles des registres d’état civil. La reliure intervient au plus tard à la fin de l’année, ou tous les 5 ans pour les communes de moins de 1 000 habitants.
En attente de la reliure, il est nécessaire d’assurer une bonne conservation des feuillets :
- L’accès aux seules personnes habilitées doit être garanti.
- Il est conseillé de conserver les feuillets dans des cartons, des parapheurs ou des pochettes cartonnées, neutres et non colorées.
Il est recommandé de ne pas utiliser des pochettes plastifiées, des agrafes et des perforatrices pour disposer les feuillets dans des classeurs à spirales.
Il faut prévoir une marge suffisante à gauche du recto et à droite du verso pour permettre la reliure.
Les formalités de présentation des registres
La présentation des feuillets des registres
Les registres doivent être cotés et paraphés par le maire ou le président
Les registres sont cotés et paraphés par le maire ou le président (et non plus le préfet), quel que soit le mode de transmission des actes au préfet. Le paraphe est apposé après l’impression de la délibération sur le papier blanc dit « permanent ».
L’article R.2122-8 du CGCT permet au maire ou président de déléguer l’apposition du paraphe à un agent. Il peut également déléguer sa signature à un ou plusieurs agents pour la délivrance des expéditions des registres, la certification matérielle et conforme des pièces et documents présentés à cet effet, et la légalisation des signatures. Elles sont ouvertes à tous les agents de la collectivité.
Cette délégation de signature est attribuée par arrêté du maire ou président, à un ou plusieurs agents.
Les feuillets où sont transcrites les délibérations doivent être numérotés (registre des délibérations)
Chaque feuillet doit être numéroté. Le type de numérotation est laissé à la libre appréciation des collectivités, « la seule exigence étant que la numérotation adoptée permette d’éviter toute confusion entre plusieurs feuillets ».
La numérotation peut être manuscrite, il est en outre recommandé de la placer à l’angle supérieur droit du recto.
La numérotation adoptée pour la pagination doit permettre d’éviter toute confusion entre plusieurs feuillets. Une numérotation comportant deux éléments est possible : le premier peut constituer le millésime de l’année considérée et le second une suite numérique continue (exemple : 2024/1, 2024/2, etc.).
La pagination se fait uniquement sur le recto de la feuille. Comme le rappellent les archives départementales de la Haute-Garonne, la pagination au verso est prohibée.
Les feuillets où sont transcrits les actes du maire (registre des arrêtés) ou les décisions prises par délégation du conseil municipal (registre des délibérations)
Chaque feuillet doit comporter la mention du nom de la commune et la nature des actes, c’est-à-dire le domaine d’intervention en se basant sur la nomenclature « ACTES ».
L’impression des feuillets
Les feuillets peuvent être imprimés :
- Au recto et au verso.
- Ou seulement au recto, dans ce cas le verso sera barré d’un trait oblique.
L’élaboration de tables
Les registres doivent comporter une table par date et par objet des actes intervenus. Ces tables sont insérées à la fin du registre.
Les communes de moins de 1 000 habitants qui auraient des registres comportant plusieurs volumes :
- sont tenues de produire dans le dernier volume la table récapitulative obligatoire,
- sont invitées à établir des tables annuelles insérées après le dernier document de chaque année civile.
L’organisation particulière du registre des délibérations
Les délibérations sont rassemblées de façon chronologiques et regroupées par séances.
Les délibérations d’une même séance reçoivent un numéro d’ordre à l’intérieur de la séance. Par exemple, la première séance de l’assemblée délibérante peut porter le numéro 1. On y ajoute ensuite les délibérations votées (exemple : délibération n°1-1, puis délibération n°1-2, etc.).
La convocation de l’assemblée délibérante
La convocation adressée aux élus à l’assemblée délibérante doit être mentionnée dans le registre des délibérations.
Cette mention est à insérer en début de séance.
Le feuillet de clôture
A la fin de chaque séance qui comprend toutes les délibérations votées par l’assemblée délibérante, il faut insérer un feuillet de clôture qui rappelle les numéros d’ordre des délibérations et dresse la liste des élus présents à la séance. Un encart doit être prévu pour la signature du maire ou du président et du secrétaire de séance. Seules ces deux signatures sont obligatoires. Leurs signatures doivent être manuscrites.
Complément de lecture
Un registre sur support numérique
L’article R.2121-9 permet de tenir également un registre sur support numérique. Toutefois, la tenue de ce registre ne supprime pas la version papier décrite ci-dessus, laquelle est obligatoire. Le registre numérique peut être signé électroniquement. Par contre, le registre papier doit être signé de façon manuscrite.
Il permet de délivrer des copies du registre plus facilement. Cependant, pour que cette version numérique ait valeur de copie, il faut que les signatures et tampons obligatoires apparaissent.
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
