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Une certaine liberté est laissée aux collectivités quant à la forme des délibérations de leur assemblée délibérante sous réserve de certaines mentions qui doivent obligatoirement y figurer.

Le régime de la publicité, de la conservation et de l’entrée en vigueur des actes est quant à lui encadré et a fait l’objet d’une réforme issue de l’ordonnance 2021-1310 du 7 octobre 2021 et du décret d’application n°2021-1311 du 07 octobre 2021.

Enfin, certaines délibérations ont un régime particulier telles que celles prises en matière d’interventions économiques et celles approuvant une convention de délégation de service public, qui doivent faire l’objet d’une insertion dans une publication locale diffusée dans la commune (article L.2121-24).

La désignation d’un secrétaire de séance

La tenue de la séance du conseil municipal commence par la désignation du secrétaire de séance comme le précise l’article L.2121-15 : « Au début de chacune de ses séances, le conseil municipal nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire.

Il peut adjoindre à ce ou ces secrétaires des auxiliaires, pris en dehors de ses membres, qui assistent aux séances mais sans participer aux délibérations ».

Les auxiliaires peuvent être choisis en dehors du conseil municipal par le conseil lui-même et non par le maire. Il est également illégal de prévoir dans le règlement intérieur une disposition qui donne la possibilité au maire de désigner un ou plusieurs secrétaires permanents (CE, 10 février 1995, n° 147378).

La jurisprudence considère que la nomination du secrétaire ne constitue pas une formalité substantielle prescrite à peine de nullité. Ainsi, l’absence de désignation d’un secrétaire de séance n’est pas susceptible d’entacher d’illégalité les délibérations prises par le conseil municipal dès lors qu’un conseiller municipal a effectivement accompli les fonctions de secrétaire en rédigeant le procès verbal de la séance qui a été signé par les neuf conseillers présents (CE, 9 septembre 1994, n° 104996).

En effet, la loi prévoit que le secrétaire assume la rédaction du procès-verbal de séance (article L.2121-15).

La registre des délibérations

Les règles de transcription sur le registre des délibérations sont régies par les articles L.2121-23, R.2121-9 et R.2122-7-1.

Les délibérations sont inscrites par ordre de date sur un registre coté et paraphé par le maire quel que soit le mode de transmission de ces délibérations au préfet.

Le registre permet de conserver les délibérations (in extenso donc en ce compris les annexes qui y sont mentionnées). Il peut comprendre les actes de l’exécutif dans un même document (registre unique) ou être scindé entre les deux types d’actes (registre des délibérations et registre des actes de l’exécutif).

Le registre est tenu sur papier, mais un support numérique complémentaire peut être mis en place (Fiche technique n°12 : La tenue du registre des délibérations et des arrêtés)  

Les délibérations n'ont plus à être signées par tous les membres présents en séance mais uniquement par le maire et le ou les secrétaires de séance (article L.2121-23).

Les délibérations sont inscrites par ordre de date et les affaires venant en délibération au cours d'une même séance de l’organe délibérant reçoivent un numéro d'ordre à l'intérieur de la séance.

Chaque feuillet clôturant la séance rappelle les numéros d’ordre des délibérations prises et comporte la liste des membres présents ainsi qu’une place pour la signature du maire et du ou des secrétaires de séance (R.2121-9).

Les mentions obligatoires dans une délibération

Aucun formalisme n’est imposé pour la rédaction des délibérations. Cependant le texte des délibérations inscrit dans le registre doit être identique à celui transmis au représentant de l’Etat (Rép. Min. n° 111047, JO AN du 27 février 2007).

La réponse ministérielle précitée précise les mentions qui doivent nécessairement figurer dans la délibération :

- le jour et l’heure de la séance,

- le nom du président de la séance,

- les noms des conseillers présents et représentés,

- l’affaire débattue,

- le résultat du vote.

Ces mentions permettent de vérifier notamment si les délais de convocation et la définition de l’ordre du jour ont été respectés.

Certaines obligations légales ou règlementaires viennent compléter les mentions qui doivent être inscrites dans les délibérations. C’est le cas, par exemple, de la date de convocation dont la mention est obligatoire au registre des délibérations (article L.2121-10) ou du nom du secrétaire de séance.

La signature des délibérations

Les délibérations n'ont plus à être signées par tous les membres présents en séance mais uniquement par le maire et le ou les secrétaires de séance (article L.2121-23)

Le défaut de signature constitue un vice de forme mais est sans incidence sur le caractère exécutoire de la délibération qui ne résulte que de l'accomplissement des formalités de publicité et de transmission au préfet prévues aux articles L. 2131-1 et suivants du code général des collectivités territoriales (Rép. Min. n°02858, JO Sénat du 02 février 2023).

Les délibérations doivent être signées avant leur transmissions au contrôle de légalité et avant leur publication. Si la signature électronique n’est pas possible, une signature manuscrite des délibérations est possible (DGCL – Foire aux questions – Septembre 2022).

Les délais de transcription

La date de transcription des délibérations sur le registre est sans incidence sur la validité de la délibération (CE, 14 octobre 1992, commune de Lancrans). Son omission n’est également pas de nature à entraîner la nullité de la délibération (CE, 9 mars 1979, n°7217).

La liste des délibérations 

La liste des délibérations remplace le compte-rendu de séance qui est supprimé (tant pour les communes, les EPCI, que les syndicats mixtes fermés).

Cette liste visée à l’article L.2121-25, est affichée en mairie et publiée sur le site internet de la commune lorsqu’il existe, dans un délai d’une semaine à compter de l’examen de ces délibérations par le conseil municipal.

Les conseillers municipaux des communes membres d’un EPCI qui ne sont pas membres de son organe délibérant reçoivent également communication de la liste des délibérations examinées par l’organe délibérant de l’EPCI dans le délai d’un mois suivant chaque séance (article L.5211-40-2).

La liste doit comporter a minima la date de la séance et la mention de l’objet de l’ensemble des délibérations approuvées ou refusées par l’organe délibérant. Le résultat du vote est donc mentionné sans que le détail du vote ne soit requis. La date et le numéro des délibérations examinées peuvent également y être portés.

Exemple :

- Délibération n°X examinée le XXXX – Budget primitif de la ville pour 2022 – Approuvée/Rejetée

Cette liste ne concerne pas les arrêtés du maire.

Le procès-verbal de séance

Il a pour objet d’établir et de conserver les faits et décisions des séances du conseil municipal.

C’est désormais l’article L.2121-15 qui fixe le contenu du procès-verbal de séance.

Le formalisme :

Ce procès-verbal rédigé par le ou les secrétaires de séance, est arrêté au commencement de la séance suivante. Il est signé par le maire et le ou les secrétaires. L'original de ce document doit être conservé dans des conditions de nature à assurer sa pérennité qu'il soit établi sous format papier ou numérique.

Il est soumis à l’approbation des élus présents lors de la séance.

Suivant la Direction Générale des Collectivités Locales, il est conseillé de relier l’original des procès-verbaux dans le registre des délibérations afin d’assurer la pérennité de sa conservation.

Le contenu :

Le document doit comprendre :

-       Les date et heure de la séance,

-       Les noms du président, des membres du conseil municipal présents ou représentés et du ou des secrétaires de séance,

-       Le quorum,

-       L’ordre du jour de la séance,

-       Les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles ont été adoptées,

-       Les demandes de scrutins particuliers,

-      Le résultat des scrutins précisant, s’agissant des scrutins publics (lorsqu’il est donc demandé par le quart des membres présents), le nom des votants, et la teneur des discussions au cours de la séance.

Dans le cas du vote à main levée, l’indication dans le procès-verbal du nom des votants et du sens de leur vote n’est pas requise.

La publicité du procès-verbal :

Ce document doit être publié dans la semaine qui suit la séance au cours de laquelle il a été validé par le conseil municipal. La publication se fait sous forme électronique de manière permanente et gratuite sur le site internet de la commune lorsqu'il existe. Un exemplaire sur papier sera mis à la disposition du public.

Le procès-verbal sur support électronique doit offrir la même force probante que le support papier. Aussi, il doit être signé électroniquement par un procédé fiable (règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014 en matière de sécurité de la signature électronique). Pour la conservation de ce dernier, un système d’archivage électronique s’impose.

En ce qui concerne les EPCI, le procès-verbal de séance est communiqué dans le délai d’un mois suivant la séance au cours de laquelle il a été arrêté, aux conseillers municipaux qui ne sont pas membres de l’organe délibérant de l’EPCI (article L.5211-40-2 alinéa 2).

Le procès-verbal demeure le document qui relate tous les faits qui constituent la séance. Il mentionne donc la teneur des discussions (bien que la mention de l’ensemble des échanges ne soit pas juridiquement imposée) au cours de la séance sur chaque point porté à l’ordre du jour. Compte tenu de la suppression du compte-rendu de séance, les questions diverses peuvent être reprises dans le procès-verbal de séance. Elles deviennent donc publiques et communicables.

La publicité des actes 

Le régime général

La dématérialisation devient le mode de publicité de droit commun des actes des collectivités territoriales, à l’exception des communes de moins de 3500 habitants qui peuvent choisir entre l’affichage, la publication papier ou la publication électronique.

Les actes règlementaires et les actes ni règlementaires, ni individuels doivent être publiés sous format électronique.

La version électronique de ces actes devra comporter la mention, en caractères lisibles, du prénom, du nom et de la qualité de leur auteur ainsi que la date de mise en ligne de l'acte sur le site internet de la commune.

La durée de publicité de l'acte ne pourra pas être inférieure à deux mois.

La publicité sur le site internet devra se faire en intégralité sous un format non modifiable et dans des conditions propres à en assurer la conservation, en garantir l’intégrité et en effectuer le téléchargement (article R.2131-1 ).

En revanche les communes de moins de 3 500 habitants, les syndicats de communes et les syndicats mixtes « fermés », pourront choisir entre :

• l'affichage,
• la publication sur papier des actes des autorités communales tenus à la disposition du public de manière permanente et gratuite
• la publication sous forme électronique.

L’article R.2131-1-II bis du CGCT précise que la délibération d’une commune portant choix du mode de publicité des actes peut être publiée sur le site internet de l’EPCI à fiscalité propre dont elle est membre.

La publicité des documents d’urbanisme

Les articles L.143 et L153.23 du code de l’urbanisme sont réécrits.

Les schémas de cohérence territoriale, les plans locaux d’urbanisme et les documents en tenant lieu sont publiés sur le portail national de l‘urbanisme.

Par dérogation à l’article L. 2131-1 dans sa rédaction issue de l’ordonnance, toutes les collectivités territoriales et leurs groupements, sans exception, doivent publier leurs documents d’urbanisme sur le portail national de l’urbanisme.

Les autres formalités de publicité (affichage pendant un mois et mention de cet affichage de manière apparente dans un journal diffusé dans le département) prévues par les articles R. 143-15 (SCOT), R. 153-21 (PLU) et R. 163-9 (carte communale) demeurent applicables et sont sans incidence sur la détermination de la date d'entrée en vigueur du document d’urbanisme.

Complément de lecture

Actes règlementaires / Actes ni règlementaires, ni individuels 

Un acte réglementaire fixe une règle générale et impersonnelle, qui s’impose à tous.

Les actes ni règlementaires, ni individuels présentent à la fois les caractéristiques d’un acte réglementaire et celles d’un acte individuel. Le juge administratif a eu l’occasion d’appliquer cette qualification à de nombreux actes tels qu’un arrêté constituant une commission de remembrement (CE, 19 novembre 1965, Epoux Delattre-Floury, n° 60647) ou une déclaration d’utilité publique (CE, 10 mai 1968, Commune de Broves, n° 71583).

Un acte individuel est édicté à l'égard d'une ou plusieurs personnes déterminées, nommément désignées.

Le code général des collectivités territoriales (CGCT) applique aux actes ni individuels, ni réglementaires un régime identique à celui des actes réglementaires. Ils doivent donc être publiés.

Délibération rattachée

Certaines délibérations sont dites « rattachées ». Il s’agit des délibérations qui ne figurent pas à l’ordre du jour, qui n’ont pas été régulièrement débattues et qui portent toutefois la date du jour où une séance du conseil municipal a eu lieu (cf. question n° 20 : « Quelles sont les conditions d’adoption des délibérations ? »). Portée devant la juridiction administrative et/ou la juridiction pénale, cette pratique est sanctionnée.

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.