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Les conseillers municipaux peuvent obtenir communication de ces documents au titre de leur droit à l’information des élus mais également, à l’instar des administrés, par le biais des règles relatives à la communication des documents administratifs.

Communication des devis a titre du droit spécifique d’information des conseillers municipaux

Aux termes de l’article L.2121-13 du CGCT « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d’être informé des affaires de la commune qui font l’objet d’une délibération ».

Ce droit d’information comporte également celui de se faire communiquer « les projets de décisions et les documents préparatoires » liés à cette délibération (CE, 29 juin 1990, n° 68743, cne de Guitrancourt).

Il en résulte que sont communiqués au titre de ce droit non seulement le projet de délibération, c'est-à-dire le projet de la décision à prendre par le conseil municipal, mais encore tous les documents nécessaires pour apprécier le sens, la portée et la validité de ce projet : les membres du conseil municipal doivent pouvoir consulter « les pièces et documents nécessaires à leur information » sur l'affaire faisant l'objet d'une délibération, et ce avant le début de la séance (CE, 23 avril 1997, n° 151852, Ville de Caen c/ Paysant).

S’agissant des projets de contrats, ce qui est le cas d’un devis, ils doivent être intégralement communiqués aux membres du conseil municipal (CE, 21 juin 1999, n^o 152369, ASA du canal de ville de Briançon).

En revanche, ces documents ne sont communicables, au titre du droit à l’information des élus, uniquement pour les affaires devant faire l’objet d’une délibération portée devant le conseil municipal.

Accès aux devis par le biais des règles communes à la communication des documents administratifs

Les devis peuvent être également communiqués au titre de la communication des documents administratifs.

L’article L.311-1 du code des relations entre les particuliers et l’Administration (CRPA) pose en effet, le principe de la communicabilité des documents administratifs aux personnes qui en font la demande, y compris le cas échéant les conseillers municipaux (voir sur ce point Arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif - Légifrance).

Cette communicabilité s’applique notamment aux contrats conclus par les collectivités publiques, parmi lesquels les marchés publics, selon la CADA (Commission d’accès aux documents administratifs) et peuvent donc concerner les devis.

Les modalités de communication des documents peuvent s’opérer, en vertu de l’article L.311-9 du même code, selon trois modes, au choix du demandeur :

• la consultation sur place  ;
• la délivrance d’une copie (sur un support papier ou électronique en fonction de la nature du document original), à la charge du demandeur, selon les tarifs en vigueur fixés par arrêté en application de l’article R.311-11 du CRPA (0,18 euro la page en format A4);
• par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Lorsqu’un administré présente une demande tendant à obtenir la copie des documents d’un marché, la collectivité concernée doit, en premier lieu, en accuser réception (art. L.112-3 du CRPA) et lui indiquer le délai dans lequel elle va lui répondre. Ce délai ne devant pas dépasser un mois.

En cas de décision de refus dans ce délai d’un mois, ou en cas d’absence de réponse, l’intéressé dispose d'un délai de deux mois à compter du refus d'accès aux documents administratifs qui lui est opposé pour saisir la CADA (art. R.311-15 du CRPA). L’indication de cette voie de recours doit être indiquée dans l’accusé de réception, comme dans la décision expresse de refus. A défaut, le délai continue à courir (art. L.122-6 du CRPA).

Par ailleurs, le droit à communication est limité par les obligations en matière de secret des affaires et de respect des règles relatives à la concurrence, rappelées à l’article L.2132-1 du code de la commande publique.

En vertu de ce principe, doivent notamment être occultées les données concernant les chiffres d’affaires, les effectifs et le détail technique de l’offre (techniques, procédés et méthode utilisés).

Enfin, le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés (art. L.311-2 du CRPA), ce qui signifie que le marché public doit déjà être signé et notifié (CADA, conseil n°20072665, 5 juillet 2007, Président du SITPI).

Pour pouvoir être communiqués les devis doivent avoir été approuvés. S’agissant des autres devis, seul le montant global peut être communiqué et non le détail.

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.