Thèmes

    Prolongation d’accord-cadre à bons de commandes : un modèle d’avenant destiné aux acheteurs publics

    Modèle d'acte

    Modèle d'avenant pour les pouvoirs adjudicateurs

     

    Avenant n°…à l’accord-cadre n° …

    Ce modèle est un document-type qu’il vous appartient d’adapter à votre cas particulier. Le service juridique de HGI-ATD31 se tient à votre disposition pour vous conseiller - version à jour au 18/05/2020.

    A - Identification du pouvoir adjudicateur

    [Reprendre le contenu de la mention figurant dans les documents constitutifs de l’accord-cadre

    B - Identification du titulaire de l’accord-cadre

    [Indiquer le nom commercial et la dénomination sociale du titulaire individuel ou de chaque membre du groupement titulaire, les adresses de son établissement et de son siège social (si elle est différente de celle de l’établissement), son adresse électronique, ses numéros de téléphone et de télécopie et son numéro SIRET. En cas de groupement d’entreprises titulaire, identifier le mandataire du groupement.]

    C - Objet de l’accord-cadre

    • Objet de l’accord-cadre :

    [Reprendre le contenu de la mention figurant dans les documents constitutifs de l’accord-cadre. En cas d’allotissement, préciser également l’objet et la dénomination du lot concerné.]

    Exemple :

    Fourniture et livraison de repas en liaison froide pour le service de restauration scolaire

    • Date de la notification de l’accord-cadre : …………………………
    • Durée d’exécution initiale de l’accord-cadre : ..............................

    [En cas de durée reconductible, indiquer la durée initiale d'exécution et le nombre de reconduction]

     

    • Accord-cadre avec un minimum en quantité/montant fixé à ... et un maximum fixé à …

    [Indiquer les minimum et/ou maximum en quantité de commandes ou en prix (selon ce qui a été rendu contractuel) ; sinon indiquer que l’accord-cadre a été conclu sans minimum ni maximum]

    • Montant estimatif initial de l’accord-cadre :

    [En cas d’accord-cadre conclu sans minimum ni maximum, indiquer le montant estimatif de l’accord-cadre]

    • Taux de la TVA : ……………………
    • Montant HT: ………………………...
    • Montant TTC: ……………………….

     

    D - Objet de l’avenant


    [Détailler toutes les modifications, avec ou sans incidence financière, introduites dans l’accord-cadre par le présent avenant. Préciser les articles de l’AE, du CCAP ou du CCTP modifiés ou complétés ainsi que l’incidence financière de chacune des modifications apportées.]
     

    •  Modifications introduites par le présent avenant :

    Exemple :

    1ère modification : prolongation de la durée d’exécution de l’accord-cadre :

    En application de l’article 4 de l’ordonnance n°2020-319 du 25 mars 2020 portant diverses mesures d'adaptation des règles de passation, de procédure ou d'exécution des contrats soumis au code de la commande publique et des contrats publics qui n'en relèvent pas pendant la crise sanitaire née de l'épidémie de covid-19, un accord-cadre qui arrive à terme pendant la période allant du 12 mars au 23 juillet 2020 inclus peut être prolongé lorsque l’organisation d’une procédure de mise en concurrence ne peut être mise en œuvre dans les temps pour conclure le nouveau contrat qui doit lui succéder.

    Le dernier alinéa de cet article 4 précise que la durée de cette prolongation ne peut excéder celle de la période prévue ci-dessus (du 12 mars au 23 juillet inclus), augmentée de la durée nécessaire à la remise en concurrence à l'issue de son expiration.

    Enfin, l'article 4 permet de déroger à la durée maximum d'un accord-cadre, qui dans le droit commun pour les pouvoirs adjudicateurs ne peut dépasser la durée maximum de quatre ans (article L.2125-1 du code de la commande publique / article 78 III du décret 2016-360),

    [Commentaire : L’état d'urgence est prolongé jusqu'au 10 juillet 2020 (loi n°2020-546 du 11 mai 2020). La période d'application des dispositions dérogatoires prévues par l'ordonnance n°2020-319 du 25 mars 2020 a été modifiée par l’ordonnance n°2020-560 du 13 mai 2020 et court désormais du 12 mars au 23 juillet inclus.]

    L’accord-cadre pour la fourniture et la livraison des repas pour le service de restauration scolaire prend fin le ... juillet 2020 [indiquer la date de fin du contrat qui doit être incluse entre le 12 mars et le 23 juillet 2020]. Un nouvel accord-cadre doit donc être passé pour que les repas puissent être livrés dès le 1er septembre prochain, date de la rentrée scolaire 2020-2021.

    La durée habituelle de la procédure (de la préparation du dossier de consultation jusqu’à la notification du contrat signé à l’attributaire permettant le début d’exécution des prestations) est estimée à 4 mois. En temps normal, la notification de l’accord-cadre intervient au plus tard un mois avant la rentrée scolaire, afin de permettre au titulaire de s’organiser et de fournir les documents demandés (plan alimentaire et menus notamment).

    Or, pour les motifs exposés ci-après la Commune n’est pas en mesure aujourd’hui d’organiser une nouvelle procédure pour conclure et notifier un accord-cadre d'ici le mois d'août prochain.

    D’une part, avec l'entrée en vigueur des mesures liées à l’état d'urgence sanitaire depuis le 24 mars 2020 (décret n°2020-293 du 23 mars 2020), les services municipaux fonctionnent avec des effectifs réduits [préciser]. Par ailleurs, la distance et le travail à domicile / le télétravail ralentissent le processus décisionnel et l'action des agents et des élus (difficultés d'accès aux données, problème de sécurité informatique, etc.). La collectivité est confrontée également aux incertitudes sur les conditions d’accueil et de restauration des enfants qui seront celles de la rentrée scolaire au mois de septembre. Dans ce contexte, la Commune est actuellement dans l’incapacité de procéder à l’estimation de ses besoins, de préparer et d’établir le dossier de consultation et de mener la procédure pour la conclusion du nouvel accord-cadre. Les délais de mise en œuvre de la consultation en sont donc repoussés et prolongés.

    D’autre part, le panel de prestataires consultés indique ne pas être dans la possibilité de répondre convenablement et dans les temps impartis, à la consultation, ce qui altère les conditions de mise en concurrence [il est conseillé d’effectuer cette démarche pour vérifier la capacité des prestataires à reprendre leur activité avec le déconfinement].

    En conséquence, il est nécessaire, pour assurer la continuité du service de restauration scolaire de prolonger l’accord-cadre actuel de la durée nécessaire à la passation d’un nouvel accord-cadre.

    Le présent avenant a donc pour objet de prolonger la durée de l’accord-cadre jusqu’aux vacances scolaires de la Toussaint, dont le début est fixé au 17 octobre 2020, afin que le nouveau marché, qui sera conclu après consultation, débute à la rentrée scolaire qui suivra ces vacances.

    L’article … du CCAP [et/ou l'article … de l'acte d'engagement] est [sont] ainsi modifié[s] : « La durée d’exécution de l’accord-cadre est prolongée jusqu’au 16 octobre 2020 inclus. »

    [Commentaire : il convient de bien motiver l’impossibilité d’organiser une consultation, en fournissant le cas échéant des chiffres ou faits concrets. La prolongation doit être proportionnée et strictement nécessaire à l’organisation de cette consultation.]

    2ème modification : ajustement des quantités maximum : [le cas échéant, et à adapter dans le cas où le maximum contractuel est exprimé en prix]

    La prolongation de la durée de l’accord-cadre a une incidence sur les quantités minimum et maximum contractuelles.

    La durée effective des prestations étant augmentée de 2 mois et demi (du 1er septembre au 16 octobre 2020), c’est-à-dire de 27 jours scolaires (pour une semaine de 4 jours), les quantités maximum de repas à fournir et livrer qui étaient fixées à … repas sont portées désormais à … repas jusqu’au terme de l’accord-cadre.

    L’article … de l'acte d'engagement [et/ou l'article … du CCAP] est [sont] ainsi modifié[s] : « La quantité maximum est fixée à … repas. »

    [Commentaire : il convient de prendre en compte dans leur ensemble les conséquences de la période d’urgence sanitaire et celles de la prolongation du contrat sur les minimum et maximum contractuels (en quantités ou en prix). En effet, il est possible que la fermeture des écoles et leur réouverture progressive aient pour conséquence :

    - que le nombre de commandes minimum n’ait pas été atteint (pour mémoire, si le minimum n’est pas atteint en fin de contrat, le prestataire peut prétendre à une indemnisation) ;

    - que le maximum de commandes prévues ne connaisse pas d’augmentation.]

    •  Incidence financière de l’avenant :

    Le titulaire a accepté la demande de la Commune de prolonger la durée du marché sans modification des prix unitaires de repas, qui demeurent inchangés.

    Le montant maximum de commandes de repas pendant la période de prolongation est estimé à … euros HT au maximum.

    1ère hypothèse :

     

    L’avenant n’entraîne pas d’augmentation du montant maximum de l’accord-cadre.

     

    [Commentaire : il s’agit du cas où la prolongation de la durée du contrat n’entraîne pas de diminution ou d’augmentation du montant initial de l’accord-cadre, ce qui est le cas si le nombre de commandes pendant cette prolongation n’a pas d’impact sur le maximum contractuel.]

     

    OU 2nde hypothèse :

     

    Le montant maximum de l’accord-cadre annuel initial (après application de la formule de révision aux prix unitaires) est estimé à ……………….. € HT

    Le montant maximum de l’accord-cadre annuel en cours (incluant l’avenant)  est, quant à lui, estimé à ………………… € HT.

    En conséquence, cet avenant représente une augmentation du prix total du marché de ...%.

    [Commentaire : pour calculer l'impact financier d'un avenant à un accord-cadre annuel passé avec maximum, il convient de :

     

    * Dans le cas d’un accord-cadre d’une durée d’un an sans clause de révision des prix unitaires :

    1-évaluer le nombre maximum de repas à commander pendant la période de prolongation et en estimer le coût en fonction des prix unitaires figurant au BPU actuellement en vigueur (c'est-à-dire le BPU initial).

    2-évaluer le montant maximum annuel de l'accord-cadre initial. 

    Il s'agit soit de prendre le montant indiqué au contrat dans le cas d'un accord-cadre avec un maximum indiqué en prix, soit, dans l'hypothèse où le maximum est indiqué en nombre de repas, d'estimer le coût de la commande du nombre maximum de repas.  

    3-évaluer le montant maximum de l'accord-cadre prolongé.

    4-comparer ce nouveau montant maximum au montant maximum initial pour calculer le % d'augmentation selon la formule de calcul : incidence financière de l’avenant en % = (montant maximum  - montant maximum ③) / montant maximum x 100.

     

    * Dans le cas d’un accord-cadre annuel reconductible (en principe avec révision des prix lors de chaque reconduction) :

    1-évaluer le nombre maximum de repas à commander pendant la période de prolongation et en estimer le coût en fonction des prix unitaires figurant au BPU actuellement en vigueur (cad le BPU initial après application, le cas échéant, de la clause de révision des prix).

    2- évaluer le montant maximum de l'accord-cadre en vigueur ainsi prolongé.

    3- évaluer le montant maximum annuel de l’accord-cadre initial aux conditions financières actuelles.

    Il s’agit d’appliquer aux quantités maximum initiales de commandes les prix unitaires actuels - voir https://www.senat.fr/questions/base/2016/qSEQ160421408.html.

    4-comparer ces deux montants pour calculer le % d’augmentation selon la formule de calcul : incidence financière de l’avenant en % = (montant maximum  - montant maximum ③) / montant maximum x 100].

     

    •  Autres dispositions :

    Toutes les autres dispositions de l’accord-cadre initial, non modifiées par celles du présent avenant demeurent applicables tant qu’elles ne sont pas contraires aux dispositions du présent avenant, lesquelles prévalent en cas de contestation.

    Le présent avenant entre en vigueur à la date de sa notification.

    E - Signature du titulaire du marché public

    Fait en un original, comprenant 4 pages

    Nom, prénom et qualité

    du signataire (*)

    Lieu et date de signature

    Signature

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    (*) Le signataire doit avoir le pouvoir d’engager la personne qu’il représente.

    F - Signature du pouvoir adjudicateur

     


                                                                                            A : …………………… , le …………………

     

     

    Prénom, NOM, fonction

    Signature

    (Représentant du pouvoir adjudicateur habilité à signer l’accord-cadre et ses avenants)

    En application du I de l’article 1er de l’ordonnance 2020-391, le maire exerce  par délégation du conseil municipal, les attributions mentionnées au 4° de l'article L. 2122-22 du code général des collectivités territoriales relatives à la préparation, la passation, l’exécution et le règlement des marchés publics et des accords-cadres ainsi que toute décision concernant leurs avenants lorsque les crédits sont inscrits au budget.

    En application du II de l’article 1 de l’ordonnance 2020-391, le Président de l’EPCI exerce par délégation de l’assemblée délibérante, les attributions relatives à la préparation, la passation, l’exécution et le règlement des marchés publics et des accords-cadres ainsi que toute décision concernant leurs avenants lorsque les crédits sont inscrits au budget.

    Cette disposition est applicable jusqu'au 18/05/2020 date d'entrée en fonction des élus pour les communes ou EPCI ayant leur assemblée délibérante  au complet à l'issue du 1er tour et jusqu'au 10/07 pour les communes et EPCI qui ont besoin d'un 2nd tour (ordonnance 2020-562 du 13 mai 2020).

    Notification de l’avenant au titulaire par voie électronique : …/…/2020

    Indiquer la date et l’heure d’accusé de réception de la présente notification par le titulaire de l’accord-cadre.)

    Date d’envoi au contrôle de légalité (par voie électronique – article 7 de l’ordonnance n°2020-391) : …/.../2020

    Paru dans :

    Date :

    29 mai 2020

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