Tenue des registres des arrêtés et des délibérations pour les communes de moins de 1 000 habitants : quels documents intégrer et comment établir les tables ?
Vos Questions - Nos réponses
Depuis 2010, ces modalités ont été modifiées et sont règlementées par le code général des collectivités territoriales (CGCT). Cette règlementation a été précisée par la circulaire n° IOC 1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements.
Sont reportées dans le registre des délibérations, les délibérations du conseil municipal et les décisions prises par le maire par délégation du conseil municipal ou par un adjoint ou un conseiller municipal par subdélégation (article R.2122-7 du CGCT).
Les arrêtés du maire, et les actes de publication et de notification sont reportés dans le registre des arrêtés (article L.2131-1 du CGCT).
Concernant la reliure, les feuillets mobiles et numérotés sont reliés au plus tard en fin d’année ou, pour les communes de moins de 1 000 habitants, tous les cinq ans. Une marge de 25 millimètres doit être prévue. La reliure des registres a les mêmes caractéristiques techniques que celle du registre d’état civil.
Les Archives de France ont fait paraître une note d’information DGP/SIAF/2011/019 du 18 octobre 2011 relative à la reliure des registres de délibérations des communes et de certains de leurs groupements. Cette note précise l’interdiction d’utiliser la reliure par serrage « qui comporte des éléments métalliques dont le comportement dans le temps n’est pas satisfaisant et n’offre pas de garanties suffisantes pour l’intégrité des registres ». Les Archives de France n’ont délivré ni autorisation ni agrément pour les sociétés qui commercialisent ces procédés.
La circulaire du 14 décembre 2010 précitée précise que le registre des délibérations doit comporter une table par date et par objet des délibérations intervenues. Pour cette dernière table, il convient de reprendre la nomenclature issue de l’application « ACTES ».
Pour les communes qui relient le registre tous les cinq ans, il faut également rajouter une table récapitulative obligatoire dans le dernier volume, ainsi que des tables annuelles insérées après le dernier document de chaque année civile.
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