Haute-Garonne Ingénierie
Agence Technique Départementale

La légalisation de signature est le procédé qui permet d’authentifier la signature d’un administré lorsqu’elle est apposée sur un acte, et, s'il s'agit d'un acte public, de la qualité du (ou des) signataire(s).

Cette formalité n'a pas pour effet d'authentifier le texte lui-même. Elle ne porte pas sur le contenu de l’acte, même si l’autorité qui légalise la signature ne peut s’en désintéresser.

Elle est principalement destinée aux autorités étrangères et aux organismes privés (sociétés) qui veulent s’assurer que la personne visée par l’acte est bien celle qui a apposé sa signature[1].

En revanche, les administrations françaises ne peuvent plus exiger la légalisation des signatures apposées sur les pièces qui leur sont remises ou présentées (article R.113-5 du code des relations du public avec l’administration – RM à QE n° 56876 susmentionnée).

Pour obtenir cette légalisation la personne intéressée doit respecter une procédure précise. Cette légalisation peut néanmoins dans certains cas être refusée.

La procédure de légalisation de signature

Lorsque l’usager réside en France, la légalisation de la signature s’effectue devant le maire, à titre gratuit.

Selon l’article L.2122-30 du code général des collectivités territoriales (CGCT) en effet, « le maire, ou celui qui le remplace, est tenu de légaliser toute signature apposée en sa présence par l'un de ses administrés connus de lui, ou accompagné de deux témoins connus (…) ».

Le maire peut toutefois déléguer cette légalisation dans les conditions prévues au CGCT :

▪ à un élu (adjoint ou conseiller municipal) (articles L.2122-17 et L.2122-18) ;

▪ aux agents de la commune :

- au directeur général des services et au directeur général adjoint des services de la mairie, au directeur général et au directeur des services techniques, ainsi qu’aux responsables de services communaux (article L.2122-19),

- et seulement en l’absence ou en cas d’empêchement de ses adjoints : à un ou plusieurs agents communaux (article R.2122-8) ; à ce titre, un agent de police municipale peut détenir une délégation pour la légalisation des signatures.

A noter qu’il est également possible de s’adresser à un notaire mais la légalisation est alors payante (tarif libre).

D’un point de vue pratique, l’administré doit s’adresser à la mairie de son domicile, ou de sa résidence secondaire, et présenter la pièce à légaliser (celle-ci doit être rédigé en français – cf. infra), accompagnée d’une pièce d’identité sur laquelle figure sa signature.

A défaut de pièce d’identité, la personne souhaitant obtenir la légalisation de sa signature doit être accompagnée de deux témoins munis de leurs pièces d’identité. Au regard des pièces qui lui sont présentées, le maire ou son délégataire effectue la légalisation de la signature apposée en sa présence (RM à QE n° 56876 du 10 juin 2014, JO AN du 23 septembre 2014 ; RM à QE n° 10985 du 20 mars 2014, JO Sénat du 5 juin 2014).

En vertu de l’article L.2122-30 susmentionné, la signature doit être apposée en présence du maire ou de son remplaçant : il est donc exclu de légaliser une signature déjà apposée sur le document concerné.

D’un point de vue formel, le maire (ou son remplaçant) doit apposer sa signature sur l’acte qui lui est présenté. Sa signature doit être manuscrite et accompagnée du sceau de la mairie et de la date. La mention suivante doit également figurer sur l’acte : « vu pour la légalisation de …… signature de M….. ».

Cet acte étant exercé au nom de l’Etat, en cas de faute c’est la responsabilité de l’Etat qui est engagée et non celle de la commune. En revanche, si la personne qui légalise la signature commet une faute personnelle, sa responsabilité civile sera engagée.

Cas dans lesquels le maire peut refuser la légalisation

Selon un arrêt du Conseil d’Etat (CE, 18 mars 1955, Cardinael : AJDA 1955, p. 326 ; Lebon T., p. 660) cité à de nombreuses reprises par la doctrine, une légalisation ne peut être refusée par le maire (hormis les cas énumérés par les textes) s'il ne justifie de son refus.

Or, les textes et la jurisprudence n’ont pas clairement défini les documents pouvant faire l’objet d’une légalisation de signature et ceux pour lesquels une légalisation est exclue.

Il est toutefois possible de considérer qu’une telle légalisation n’est pas possible si elle relève d’une autre autorité.

Ainsi, à titre d’exemples, la légalisation[2] des actes publics établis par les autorités françaises, destinés à être produits à l'étranger, incombent depuis le 1^er septembre 2025, aux notaires, de la même manière qui leur appartient de délivrer l’apostille[3] pour ces mêmes actes depuis le 1^er mai 2025 (la détermination de la formalité à effectuer est fonction de l'Etat dans lequel l'acte public doit être produit).

De même, la légalisation des actes à caractère industriel ou commercial relève des chambres du commerce et de l’industrie.

En outre, le maire ou son remplaçant doit refuser de légaliser une signature lorsque l'écrit sur lequel elle est apposée est :

- soit irrégulier vis-à-vis des textes qui le réglementent ;

- soit susceptible de porter préjudice à des tiers ;

- soit contraire aux bonnes mœurs ou à l'ordre public.

« Il doit aussi le refuser si la signature est donnée en blanc-seing car, dans ce cas, il n'y a ni forme ni apparence d'acte qui justifie une demande de légalisation (…).

Par ailleurs, il est constant que le maire n'est pas tenu de légaliser des signatures apposées sur un acte qui ne présente qu'un intérêt privé ».

En l'absence de tout motif susceptible de justifier légalement un refus, le maire est tenu de légaliser la signature d'un de ses administrés (cf. supra : CE, 18 mars 1955, Cardinaël et RM à QE n° 56876).

« L'obligation du maire de légaliser une signature ne reste entière que dans deux cas :

- lorsque cette formalité est prévue par un texte législatif ou réglementaire ;

- lorsqu'il s'agit d'un document de langue française destiné à être utilisé à l'étranger : ainsi, certains pays exigent, pour délivrer un titre de voyage à leurs nationaux, un certificat d'hébergement ou une attestation d'accueil établi ou signé par l'hébergeant lui-même ».

Pour finir, il convient de signaler que le document doit être rédigé en langue française.

L’article 7 du décret n° 2007-1205 précité indique ainsi que « pour être légalisés, les actes publics et les actes sous seing privé doivent être rédigés en français ou, à défaut, être accompagnés d'une traduction en français effectuée par un traducteur habilité à intervenir auprès des autorités judiciaires ou administratives françaises ou d'un autre Etat membre de l'Union européenne ou d'un Etat partie à l'accord sur l'Espace économique européen ou de la Suisse, ou auprès des autorités de l'Etat de résidence ».

L’obligation de rédaction en français permet également de s’assurer que le document ne porte pas atteinte à l’ordre public.

[1] (voir en ce sens : circulaire du 26 décembre 2000 prise pour l'application du décret n° 2000-1277 du 26 décembre 2000 portant simplification de formalités administratives et suppression de la fiche d'état civil ; réponse ministérielle à question écrite (RM à QE) n° 56876 du 10 juin 2014, JO AN du 23 septembre 2014)

[2] La légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature de l'auteur de l'acte, la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.

[3] L'apostille, au sens de la convention de La Haye du 5 octobre 1961, est le certificat qui atteste de la véracité de la signature de l'auteur de l'acte, de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu.

-------------------

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.