Saisine par voie électronique de l’administration : une circulaire apporte des précisions sur sa mise en œuvre

La possibilité de saisir toute administration, dont les collectivités et leurs établissements publics, par voie électronique est entrée en vigueur définitivement le 7 novembre 2016.

Les collectivités ont du ainsi mettre en place une téléprocédure, un formulaire de contact ou une messagerie électronique pour recueillir les demandes de leurs administrés.

Les collectivités doivent ensuite adresser un accusé de réception électronique dont le contenu est précisé par le décret n° 2016-1411 du 20 octobre . Cet accusé doit comporter les mentions suivantes :   

  • la date de réception de la saisine de l'usager,
  • la désignation du service chargé du dossier ainsi que son adresse électronique ou postale et son numéro de téléphone,
  • la nature de la décision correspondant à la demande (décision implicite d'acceptation ou de rejet) et la date effective de la prise de décision,
  • la liste des pièces complémentaires nécessaires dans le cas d'un dossier incomplet et le délai prévu pour la réception de ces documents.

Les collectivités disposent d'un délai de 10 jours ouvrés à compter de la réception de l'envoi, pour adresser cet accusé de réception  à l'usager.

Afin d'aider les acteurs concernés par ces dispositions, une circulaire en date du 10 avril 2017, du secrétariat général de la modernisation et de l'action territoriale ainsi que la direction générale des collectivités locales, apporte des précisions sur les modalités de leur mise en oeuvre.

Ainsi, après avoir rappelé le cadre juridique ( annexe 1 ) et les outils existants (annexe 2), la circulaire insiste sur la nécessité de permettre aux usagers d'accéder facilement aux conditions générales d'utilisation (CGU) des données transmises dans le cadre de ces échanges électroniques.

Ces CGU doivent  notamment faire mention des droits et obligations des usagers de l'administration, des disponibilités du téléservice ou encore des règles régissant le traitement des données à caractère personnel. 

La circulaire propose aussi des modèles type d'accusé de réception, librement réutilisables (annexe 3).

Elle rappelle également qu'il existe de nombreuses exceptions qu'elle recense dans un tableau (annexe 4). 

Enfin, une série de réponses aux questions les plus fréquemment posées, sont présentées (annexe 5) :

- Que se passe-t-il en cas d’une erreur commise par l’usager dans la saisine de son adresse ?

- Une commune peut-elle être considérée comme un usager par une autre collectivité ?   

- Comment est traitée la demande de pièces complémentaires ?