Ces nouvelles obligations prévues par l’article 3 de l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014, entrent en vigueur au 1^er janvier 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques, dont les collectivités territoriales.

 A compter de cette date, les collectivités seront donc tenues d’accepter les factures électroniques, pour tous les contrats en cours ou ceux conclus postérieurement à cette échéance du 1er janvier 2017.

Un décret n° 2016-1478, du 2 novembre 2016 fixe les modalités d’application de ces obligations.

Il définit par exemple la liste des mentions que devront comporter les factures électroniques pour être acceptées par les personnes publiques. Il s’agit notamment de la date d’émission de la facture, la désignation de l’émetteur et du destinataire, le code d’identification du service en charge du paiement, ou bien encore de la date de livraison des fournitures et d’exécution des travaux.

Le décret précise également que les factures électroniques devront  comporter les numéros d'identité de l'émetteur et du destinataire de la facture. Il s'agit d'un numéro à neuf chiffres qui est mentionné dans le répertoire national de entreprises et de leurs établissements, prévus par les articles R.123-220 et suivants de code du commerce. Pour les émetteurs n'en disposant pas, un arrêté fixera l’identifiant à mentionner sur la facture.

Le dépôt et la transmission, ainsi que la réception de ces factures seront ensuite effectués, sous forme électronique sur le portail de facturation Chorus Pro.

Dans l’hypothèse où une facture électronique ne serait pas transmise via ce portail, la personne publique destinataire ne pourra la rejeter que si elle a au préalable informé l'émetteur de l’obligation d'utiliser le portail de facturation.

Enfin, le décret apporte des précisions sur la détermination de la date de réception de la facture qui fixera la point de départ à compter duquel court le délai de trente jours dont dispose les collectivités pour effectuer le paiement. La date retenue sera celle de la notification du message électronique informant l'adjudicateur du placement de la facture sur la plateforme mutualisée.

Rappelons que l'ATD31 dans le cadre du programme DésiDé31 accompagne les collectivités dans la dématérialisation de leurs procédures. Le Service d’Assistance et de Conseil en Informatique (SACI) de l’Agence Technique Départementale (ATD) organise des formations sur les procédures informatiques à mettre en œuvre en fin d’année par les utilisateurs des logiciels « métiers » en gestion financière et ressources humaines. Ces formations ont été présentées dans l'InfoLettre n°180 du 15 novembre 2016.

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.