Marchés publics : archivage des pièces

La chambre régionale des comptes (CRC) Auvergne-Rhône-Alpes a procédé au contrôle des comptes et de la gestion de l’office du tourisme d’Aix-les-Bains, pour la période 2010-2016. Dans son rapport d’observation, elle rappelle l’importance de la conservation des pièces originales des marchés conclus.

Elle regrette que sur un échantillon de 8 marchés passés en 2014, de nombreux documents, pouvant justifier du respect des procédures, soient manquants ou ne soient que des copies d’originaux.

Ainsi, parmi les pièces manquantes on peut citer notamment les preuves du respect des formalités de publicité, les documents présentant les offres non retenues, et même parfois les rapports d’analyse des offres. Les règlements de la consultation n’étaient présents dans les dossiers que dans 30 % des cas.

La CRC note que « la preuve de la notification du marché au candidat retenu n’était pas toujours probante, dans la mesure où les accusés de réception des courriers de notification n’étaient pas toujours des originaux mais de simples copies ». Les preuves de la réception des offres remises sur place et en main propre à l’office de tourisme (heure, date, signature par une personne habilitée) étaient également portées manquantes.

Si l’office de tourisme a fourni comme explication à la cour qu’il donnait un justificatif signé aux entreprises qui remettaient leurs offres en main propre, il s'avère en revanche qu'il n’en a gardé aucune trace.

L’ATD rappelle donc à ses adhérents la nécessité de conserver toutes les pièces originales des dossiers et de les archiver. Ces documents sont utiles notamment en cas de contentieux ou pour une demande d’information ou de conseil auprès de ses services juridiques.

Paru dans :

Info-lettre n°212

Date :

15 mai 2018

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